Celem inwentaryzacji będącej jedną z form kontroli wewnętrznej jest ustalenie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na tej podstawie:

● umożliwić doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

● zapewnić rzetelność informacji ekonomicznych na podstawie uzyskanych danych,

● umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

● zapewnić dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby jednostki,

● stworzyć warunki dla usprawnienia gospodarki mieniem jednostki przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

Odpowiedzialność kierownika

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, a także za wymaganą ustawą jej częstotliwość odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie reguluje procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Do jej przeprowadzenia kierownik jednostki powołuje zarządzeniem wewnętrznym komisję inwentaryzacyjną i wyznacza jej przewodniczącego oraz powołuje zespoły spisowe. Właściwe przygotowanie, zorganizowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji wymaga w każdej jednostce sektora finansów publicznych opracowania określonych przepisów wewnętrznych, które nazywa się instrukcją inwentaryzacyjną. Ma ona na celu dostarczenie informacji o organizacji i dokumentacji inwentaryzacji w danej jednostce, a przede wszystkim o podziale kompetencji w zakresie inwentaryzacji pomiędzy kierownika jednostki budżetowej a głównego księgowego.

Należy pamiętać, że w jednostkach sektora finansów publicznych pozostawiono kierownikowi jednostki ustalenie zasad inwentaryzacji gruntów, budynków i budowli w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości Z kolei do kompetencji głównego księgowego jednostki budżetowej należy:

● przedstawianie kierownikowi jednostki wniosków w sprawach o powołanie komisji inwentaryzacyjnych, częściowego lub całkowitego unieważnienia określonych spisów z natury, zarządzania spisów ponownych, uzupełniających lub dodatkowych,

● sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych,

● uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminów wykonywania poszczególnych etapów inwentaryzacji,

● zapewnienie dokonania inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury, tj. środków pieniężnych oraz rozrachunków drogą uzgodnienia sald,

● dokonywanie wyceny arkuszy spisowych,

● ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ujęcie w księgach wyników inwentaryzacji,

● zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Przebieg kontroli

Obligatoryjne terminy i częstotliwość inwentaryzacji określa szczegółowo ustawa o rachunkowości. Zgodnie z nią inwentaryzację można przeprowadzić w dwóch formach okresowej – rocznej i doraźnej – okolicznościowej.

Niezależnie od obligatoryjnych momentów inwentaryzacji, które wyznacza ustawa o rachunkowości, w praktyce inwentaryzację należy przeprowadzić, gdy wystąpią okoliczności, takie jak np.:

● zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej lub na jej żądanie,

● zdarzeń losowych (kradzież, pożar itp.), które mogły spowodować zmiany w stanie składników majątkowych,

● żądania innych organów (urząd skarbowy, sąd, policja itp.).