Międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego wymagają, aby sprawozdanie z zadania audytowego było dokładne, obiektywne, jasne, zwięzłe, konstruktywne, kompletne oraz dostarczone na czas.

Zwięzłość i obiektywizm

Katarzyna Włodarska, menedżer i wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, wyjaśnia, że sprawozdanie jest dokładne, jeśli jest wolne od błędów i zniekształceń, i wiernie prezentuje fakty. Wierna prezentacja oznacza, że audytor ujawnia wszelkie istotne okoliczności badanego zjawiska tak, by uzyskać pełny obraz. Jeśli audytor pozostanie rzetelny i bezstronny, a w sprawozdaniu znajdzie się jego przemyślana i wyważona ocena, wówczas sprawozdanie będzie obiektywne. Informacja jest jasna, jeśli jest logiczna i łatwa do zrozumienia.

- Ustalenia powinny być zaprezentowane w uporządkowany sposób tak, by czytelnik nie musiał szukać między stronami czy akapitami - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje, że wszystko na dany temat powinno się znajdować w jednym miejscu. Żeby tekst był łatwy do zrozumienia, należy unikać wyrażeń technicznych. Nie zawsze jest to możliwe. Na przykład: jeśli tematem zadania było bezpieczeństwo systemu komputerowego, zapewne nie da się napisać sprawozdania, w którym nie znalazłyby się specyficzne określenia z języka technologii informatycznych. W takich sytuacjach zaleca się wyjaśnienie trudniejszych terminów lub po prostu załączenie słowniczka.

Według Katarzyny Włodarskiej, sprawozdanie może być trudne do zrozumienia również wtedy, gdy dotyczy skomplikowanych zjawisk. W takich sytuacjach rozwiązaniem jest: po pierwsze, odpowiednie wprowadzenie czytelnika do tematu (opisanie nie samych ustaleń, ale również procesu/obszaru, którego one dotyczą); po drugie - zastosowanie różnych form graficznych: wykresów, tabel czy nawet zdjęć.

Kolejną cechą sprawozdania jest zwięzłość. Ekspert podkreśla, że zwięzłe nie znaczy krótkie - sprawozdanie musi być na temat, dobrze opisywać fakty, ale nie może zawierać niepotrzebnych szczegółów ani zbyt wielu danych. Z tym w praktyce często są problemy.

- Zdarza się, że audytorzy opisują w sprawozdaniach wszystko, co udało im się ustalić, nawet jeśli nie było to bezpośrednio związane z tematem zadania - zwraca uwagę Katarzyna Włodarska. Innym problemem jest umieszczanie w sprawozdaniu zbyt wielu szczegółów i powielanie tego, co zostało zapisane w dokumentacji roboczej.

Konstruktywność i kompletność

Z kolei dr Agnieszka Bryl, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young, przyznaje, że sprawozdania są konstruktywne, jeśli są przydatne dla audytowanego i całej organizacji. Oznacza to, że muszą przysparzać wartości, prowadzić do ulepszeń lub usprawnień. Należy unikać wymieniania nazwisk i podkreślania błędów konkretnych osób. Trzeba też rozważyć istotność wszystkich poruszanych spraw.

- W sprawozdaniu powinny się znaleźć tylko kwestie istotne z punktu widzenia kierownictwa, drobne sprawy należy pominąć - twierdzi nasza rozmówczyni. Wyjaśnia, że nie znaczy to, że mniej istotne kwestie są przemilczane - po prostu nie pisze się o nich w sprawozdaniu, ale mogą być przekazane zainteresowanym w inny sposób, np. w formie ustnej jeszcze w trakcie zadania lub na spotkaniu zamykającym.

Sprawozdania są kompletne, jeśli nie brakuje im niczego, co jest istotne dla odbiorców. Najważniejsza jest kompletność ustaleń - muszą one jednoznacznie uzasadniać przedstawione zalecenia i wnioski.

Ekspert podkreśla, że ostatnią wymienianą przez standardy cechą sprawozdania jest terminowość. Uważa się, że sprawozdanie jest na czas, gdy zostało przedstawione na tyle szybko, by można było podjąć skuteczne działania korygujące. Nie należy opóźniać wydania ostatecznego sprawozdania - grozi to jego dezaktualizacją.

Jeśli sprawozdanie końcowe zawiera istotne błędy lub pominięcia, zarządzający audytem wewnętrznym powinien przekazać poprawione sprawozdanie wszystkim, którzy otrzymali jego pierwotną wersję.

Według Agnieszki Bryl, standardy audytu wewnętrznego nie określają jednoznacznie, w jakiej formie należy przekazać informacje o wynikach zadania. Najczęściej audytorzy przygotowują sprawozdanie końcowe w formie pisemnej, ale istnieją również inne rodzaje sprawozdań. Format zależy od: rodzaju i wyników zadania oraz potrzeb kierownictwa. Wyniki zadań zapewniających są najczęściej prezentowane w podobny sposób, przy zadaniach doradczych wszystko zależy od tematu i umowy z kierownictwem.