Ustawodawca nie precyzuje, w jaki sposób oraz za pomocą jakich dokumentów powinno być udokumentowane samo poniesienie wydatku. Odpowiedzi nie udziela też art. 9 ustawy o CIT, zgodnie z którym podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości podatku za dany rok. Analiza linii interpretacyjnej pozwala na wyróżnienie dwóch alternatywnych podejść. Zgodnie z pierwszym art. 9 ustawy o CIT nakłada na podatnika obowiązek stosowania zasad rachunkowych również w zakresie prawidłowego dokumentowania wydatków stanowiących koszty.

Tylko koszty, których poniesienie zostanie udokumentowane w sposób wskazany w przepisach ustawy o rachunkowości, mogą zostać zaliczone przez podatnika do kosztów podatkowych. Zgodnie z drugim stanowiskiem stosujemy przepisy Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy i jednocześnie nie jest sprzeczne z prawem, w szczególności: księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych oraz inne materiały i informacje. W konsekwencji dowodem przeprowadzenia określonej transakcji gospodarczej, w tym także poniesienia wydatku, może być wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem, a może przyczynić się do wyjaśnienia stanu faktycznego i nie jest przy tym konieczne, aby dowód ten spełniał wymogi przewidziane w przepisach ustawy o rachunkowości. Przykładowo, w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 kwietnia 1998 r. (sygn. akt SA/Rz 130/97), stwierdzono: wystawienie wadliwego dowodu księgowego nie niweczy samego faktu poniesienia wydatku, jeżeli służył on osiągnięciu przychodów, a podatnik wykazuje innymi dowodami zaistnienie zdarzenia gospodarczego uzasadniającego ten wydatek.

Robert Pasternak, partner i radca prawny w Deloitte Legal, Pasternak i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza