Określenie elementów know-how przy jego zakupie wpływa na wysokość kosztów podatkowych. Wiedzy i kwalifikacji pracowników pozyskanych razem z zakupem know-how nie należy łączyć. Unikalne umiejętności pracowników dla celów podatkowych powinny być właściwie opisane.
W transakcjach biznesowych w ramach nabycia przedsiębiorstwa czy jego zorganizowanej części często dochodzi też do odsprzedaży know-how albo wniesienia aportu do spółki w postaci know-how, a także przejęcia pracowników – specjalistów, którzy potrafią know-how zastosować. Dla rozliczenia podatkowego takiej transakcji, szczególnie korzyści podatkowych związanych z amortyzacją, istotne jest, czy wiedza tych pracowników, koszty ich wyszkolenia oraz posiadane przez nich doświadczenie mogę zostać wycenione i zaliczone do wartości nabywanego know-how. Właściwe określenie przedmiotu know-how ma wpływ na wysokość kosztów podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Plany i schematy

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie zawierają definicji know-how. Artur Oleś, doradca podatkowy, wiceprezes KSK Doradcy, zwraca uwagę, że w przepisach znajdują się jednak wskazówki, że know-how dotyczy informacji związanych ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej. Know-how jest przy tym wartością tylko niematerialną, a nie prawną, bowiem nie daje wyłączności do stosowania określonej wiedzy.
W praktyce przyjęte jest, że aby można było uznać daną wiedzę za know-how, konieczne jest jej opisanie i utrwalenie. Według Adriana Artowicza, doradcy podatkowego w ECDDP, oznacza to, że know-how powinno być przekazywane w formie np. schematów, planów, receptur itp., zawierających tryb działania prowadzący do wytworzenia dobra finalnego.
Forma utrwalenia know-how musi dawać możliwość obiektywnego stwierdzenia, czy wiedza ta jest poufna i istotna – określił NSA w wyroku z 31 lipca 2003 r. (sygn. akt III SA 1661/0). Taka definicja powstała w oparciu o przepisy wspólnotowe.



Wiedza pracowników

Powstaje pytanie, czy wiedza poszczególnych pracowników umiejących stosować nabyte know-how spełnia kryteria, aby zaliczyć ją do tej właśnie wartości niematerialnej. Zdaniem Adriana Artowicza, wiedzy pracowników nie należy łączyć z know-how, ponieważ ideą know-how jest to, aby forma, w której jest ono przekazywane, dawała możliwość jego wykorzystania w oparciu o wiedzę powszechnie dostępną.
– Czasem w ślad za know-how zapewniana jest także usługa doradcza, ale jest to czynność najczęściej dodatkowo wynagradzana, a tym samym odrębnie opodatkowana – dodaje ekspert.
Organy podatkowe i sądy administracyjne podkreślają, że istotą know-how jest przede wszystkim jego zarejestrowanie na konkretnym nośniku danych, a nie tylko zapewnienie, że znajduje się ona w umyśle pracowników.
W ocenie Artura Olesia, człowiek nie może stanowić takiego nośnika, a zatem elementem know-how nie jest wartość przekazanej wiedzy wykształconej kadry pracowników i kadry zarządzającej. Takie stanowisko przyjął też WSA w Olsztynie w wyroku z 14 maja 2009 r. (sygn. akt I SA/Ol 140/2009).



Koszt podatkowy

Przedsiębiorca chcący rozliczyć w kosztach podatkowych zakup know-how powinien posiadać dokumenty pozwalające na zidentyfikowanie wartości niematerialnej jako know-how, tj. posiadać dowody zakupu.
Czy możliwe jest zaliczenie wartości wiedzy pracowników do amortyzowanej wartości know-how? Może być to problematyczne, ale zdaniem Karoliny Szmit, eksperta podatkowego w CMS Cameron McKenna, ze względu na niejasności interpretacyjne związane z tym pojęciem, aby uzyskać korzyści podatkowe, warto zadbać o utrwalanie posiadanej przez pracowników wiedzy, chociażby w formie zwykłego opisu.
Artur Oleś podkreśla również, że aby organ podatkowy nie kwestionował wartości zakupu know-how jako specyficznego dobra, to warto posiłkować się opinią biegłego rzeczoznawcy majątkowego. Niezależnie jednak od kwalifikacji podatkowej wartość wiedzy pracowników, która była elementem ceny nabycia przedsiębiorstwa wraz z know-how, wpływa na szacowanie wartości przedsiębiorstwa.