Co piąta firma w Polsce otrzymuje powyżej 1000 faktur a 4 proc. powyżej 10 000 faktur w miesiącu. Największą ilość generuje górnictwo i kopalnictwo, media oraz telekomunikacja (w skali miesiąca odpowiednio 6250, 3200, 2956). Problemy z płynnością, duża ilość faktur oraz niedopasowane praktyki pracy z fakturami powodują, że większość z nich nie jest uregulowana zgodnie z terminem zapłaty – ponad 1/3 firm deklaruje, że występują u nich opóźnienia w płatnościach. 

– Te firmy, które otrzymują dużo faktur, opóźnienia w płatnościach tłumaczą zagubieniami, problemami w opisaniu i akceptacji oraz zwyczajnym brakiem czasu. Jest też spory odsetek firm na rynku, które wykorzystują popularne hasło „kryzys” aby tylko nie zapłacić zgodnie z terminem wskazanym na fakturze. Jednocześnie to właśnie kryzys spowodował, że ponad 50 proc. zarządów, dyrektorów finansowych i księgowych poszukuje oszczędności w usprawnieniu zarządzania kosztami – podkreśla Aleksander Sala, prezes Kolibro. 

Opóźnienia w płatnościach to również wynik niskiej świadomości firm i pracowników dotyczącej pracy z fakturami. W ponad połowie polskich firm pracownicy nie wiedzą, jak postępować z fakturą, nie znajdują czasu na opisanie i zaakceptowanie kosztu (48 proc.) oraz zwyczajnie gubią faktury (36 proc.).
– Z jednej niezapłaconej faktury nagle mamy stos zaległych płatności, co z kolei zakłóca przepływ finansowy całej firmy i często prowadzi do poważnych konsekwencji prawnych i podatkowych – stwierdza Aleksander Sala. 

Rozwiązaniem dla firm, które mają problemy z fakturami, jest specjalistyczny system informatyczny do obiegu faktur. Wdrożenie przynosi realne korzyści czasowe i finansowe. Przede wszystkim pozwala na akceptację faktury nawet w ciągu kilku, kilkunastu minut. Jeżeli tę samą czynność wykonalibyśmy tradycyjnie przez podpis na rewersie faktury, proces może trwać nawet do jednego miesiąca i dłużej. Korzyści wynikają również z proekologicznego punktu widzenia. Jeśli założymy, że średniej wielkości firma przyjmuje rocznie 15 tys. faktur i tylko połowa z nich jest kopiowana przez jedną osobę, to powstaje koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru w miesiącu, co w skali roku daje prawie 8 tys. niepotrzebnie zużytych kartek.

– Systemy do obiegu faktur dobrze sprawdzają się w firmach, które przeprowadzają reorganizację procesową i poszukują rozwiązań generujących oszczędności. Są świadome zagrożeń, które niesie za sobą opóźnianie płatności oraz doświadczone ostatnimi trudnościami finansowymi chcą czerpać z nowoczesnych tendencji zarządzania organizacją – podkreśla Beata Skura, ekspert systemu ObiegFaktur.pl

Największy optymizm do wdrożenia systemu obiegu faktur wyrażają zarząd firmy (90 proc.), kontroling (73 proc.) i administracja (67 proc.). Wynika do główne z faktu, że wyraźnie potrzebują narzędzi umożliwiających pełną kontrolę nad kosztami firmy. To głównie te działy nieustannie poszukują narzędzi pomagających generować oszczędności i tym samym sprawniej zarządzać zakupami i kosztami.

W badaniu „Obieg Faktur Kosztowych” wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. Jest to pierwsze i jedyne tego typu badanie w Polsce, które ukazuje trendy i praktyki w polskich firmach w zakresie obiegu faktur kosztowych. Pełna wersja raportu z badania dostępna jest na stronie www.obiegfaktur.pl.

Katarzyna Sosińska
Public Relations Manager