Wydatki te muszą mieć związek z przychodem spółki oraz nie mogą być wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o CIT. W celu wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionymi wydatkami a przychodem spółki konieczne jest odpowiednie ich udokumentowanie. Podróż musi mieć ścisły związek z działalnością, a spółka musi wykazać tę okoliczność. Wydatek musi być racjonalny, a oczekiwanie przez spółkę przychodu w związku z jego poniesieniem uzasadnione.

Interpretacje organów podatkowych, potwierdzając możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów, wskazują istotne kwestie, których spółka nie powinna lekceważyć. Dotyczy to np. posiadania szczegółowej dokumentacji związanej z podróżą służbową, z której wynikać będzie cel spotkania, osoby, które w nim uczestniczyły, i korzyści, które spółka osiągnęła (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 grudnia 2008 r., nr IPPB 3/423 1520/08-/ER). Istotne jest, aby członek zarządu podejmował działania na podstawie prawidłowo zawartej umowy czy uchwały wspólników, z których wynikają zasady dokonywania zwrotu wydatków (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 października 2008 r., nr ILPB-3/423-475/08-4/DS). Przy uwzględnieniu tych zasad organy podatkowe potwierdziły możliwość uznania za koszt wydatków poniesionych w związku z podróżami członka zarządu (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 stycznia 2009 r., nr ITPB/3/423-600a/08/MT).

Podstawą wyłączenia takich wydatków z katalogu kosztów nie może być art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. Zgodnie z nim kosztów podatkowych nie stanowią wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców spółki, niebędących pracownikami. NSA w wyroku z 27 marca 2007 r. (sygn. akt II FSK 429/06) uznał, że zakaz ten odnosi się do jednostronnych świadczeń, których nie stanowi zwrot kosztów podróży.