Firma, która zakupi upominki i kwiaty na Dzień Kobiet może ten wydatek zaliczyć w koszty podatkowe. Dla obdarowanych kobiet w dniu ich święta takie prezenty będą przychodem, który nie jest zwolniony z podatku.

Dzień Kobiet świętem państwowym jest. I nie jest to wcale przypomnienie propagandowych sloganów z czasów realnego socjalizmu, ani też czar wspomnień o goździkach i rajstopach (lub nawet kawy czy bombonierkach), którymi kierownicy i dyrektorzy państwowych zakładów pracy 8. marca obdarowywali swoje przodowniczki pracy.

O takim zakładowym święcie kobiet, mało kto chce już pamiętać, a najmniej chyba same kobiety – wiadomo, jest dużo ładniejszych kwiatów niż goździki, rajstopy z marnej jakości materiału szybko się przedzierały, a kawą czy czekoladkami z bombonierki nie wypadało nie podzielić się z kolegami.

Nawet jeśli wiele kobiet nie obchodzi 8. marca , to i tak z otrzymanego upominku, kwiatów, czy innego prezentu od szefa będzie się cieszyć. Obecnie, Dzień Kobiet w zakładzie pracy ma już minimalny wymiar propagandowy i polityczny - jego państwowy charakter dotyka raczej rachunku ekonomicznego. A jeżeli rzecz dotyczy finansów firmy, to nie można zapomnieć o podatkach – państwowej daninie, do której wiele prywatnych firm podchodzi z podobnym przymusem, jak niegdyś podchodziło się do 1 majowych pochodów.

W przepisach podatkowych słowa o Dniu Kobiet nie ma. Jednak wnikliwa analiza i interpretacja ustaw pokazuje, że zakup i wręczanie upominków jest zwykłym zdarzeniem podatkowym, z którego należy rozliczyć się z fiskusem.

Upominek to koszt

Na początku pracodawca (firma) kupuje dla zatrudnionych w firmie koleżanek upominki (np. kwiaty - raczej róże niż goździki, i raczej słodycze lub ciastka niż bombonierki).

Taki wydatek, sfinansowany ze środków obrotowych firmy stanowi dla niej koszt podatkowy. Przepisy podatkowe określają, że wszelkie wydatki, poza wymienionymi w negatywnym katalogu kosztów są kosztami uzyskania przychodów firmy, pod warunkiem, że zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz mają związek z prowadzoną działalnością.

Wręczanie upominków kobietom w dniu ich święta jest przyjętym zwyczajem i wyrazem wdzięczności za ich pracę, Takie wydatki niewątpliwie pozostają w pośrednim związku z uzyskiwanymi przez firmę przychodami – jest przecież szansa na to (i to jak najbardziej realna), że docenione i zadowolone z upominków kobiety będą bardziej wydajnie i lojalnie pracować na rzecz firmy.



Rozliczyć VAT

Jeśli więc firma może poniesiony wydatek na zakup upominków ująć w koszty, to ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupu tych upominków. Ale to dopiero jedna odsłona tego podatku.

Z drugiej bowiem strony dostawą towarów podlegającą opodatkowaniu jest przekazanie przez firmę – podatnika VAT – towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika (pracodawcy) na cele inne niż związane z jego przedsiębiorstwem, w tym na cele osobiste pracowników. Jednocześnie jednak przepisy określają, że taki pracodawca nie musi opodatkowywać upominku VAT należnym, gdy stanowi on prezent o małej wartości.

A prezentami o małej wartości są przekazywane przez podatnika jednej osobie towary (tu upominki) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób. Prezentami o małej wartości są również towary (tu upominki), których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Jeśli więc pracodawca przekazuje swoim współpracowniczkom (bez ewidencji obdarowanych) po jednej róży, której cena nabycia netto wynosiła 8 zł, to nie podlega to opodatkowaniu. Natomiast, jeśli pracodawca prowadzi ewidencję osób obdarowanych, to opodatkowaniu nie podlegają upominki o wartości powyżej 10 zł i nie więcej niż 100 zł – limit ten dotyczy jednak danego roku podatkowego, więc jeśli okazji na wręczenie upominków pracownikom jest więcej, trzeba wszystko skrupulatnie kalkulować. Zawsze opodatkowaniu VAT podlegać będzie natomiast przekazane pracownikom upominki o wartości powyżej 100 zł, jeśli pracodawca miał prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie tych upominków, niezależnie od prowadzonej ewidencji listy obdarowanych.

Upominek to przychód

Wręczenie upominku kobietom w dniu ich święta powoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy. Przychody ze stosunku pracy obejmują, oprócz wszelkiego rodzaju wypłat pieniężnych, także wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń.



Pracodawca łączy z innymi przychodami ze stosunku pracy uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu wartość otrzymanego upominku przez pracownika i od łącznej kwoty dochodów pobiera i przekazuje do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy. Taki wręczony upominek, jeśli jest przychodem ze stosunku pracy podlega również uwzględnieniu przy obliczaniu składek na ubezpieczenie społeczne.

Bez podatku?

A czy jednak pracodawca można nie płacić podatku za wręczone kobietom upominki? Może, jeśli będzie potrafił udowodnić, że przekazanie upominków kobietom – pracownikom firmy w dniu ich święta jest działalnością socjalną, i którą sfinansował ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Świadczenia pieniężne lub niepieniężne otrzymane przez pracownika sfinansowane z ZFŚŚ są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł (rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi).

Skorzystanie z tego zwolnienia podatkowego może być jednak bardzo trudne, a w postępowaniu przed fiskusem pełnomocnik pracodawcy miałby zadanie niezwykle karkołomne. Przepisy o funkcjonowaniu ZFŚS nie przewidują możliwości finansowania z funduszu upominków czy innych prezentów dla pracowników. To kryteria socjalne zależne od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników decydują o formach wydatkowania środków z tego funduszu.

O ile jeszcze 20 i więcej lat temu wręczenie przez kierownika czy dyrektora państwowego zakładu pracy rajstop czy mydła toaletowego mogło mieć znamiona działalności socjalnej, to dziś taka argumentacja w postępowaniu przed fiskusem byłaby mało przekonująca. Jeśli jednak pełnomocnik pracodawcy potrafiłby przekonać organy podatkowe, że przyznane przez pracodawcę świadczenie kobietom w dniu ich święta miałoby charakter pomocy materialnej albo rzeczowej, to „chapeau bas”.