Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2009 rok spółki będą mogły przekazać dokumenty na przechowanie firmie świadczącej usługi w tym zakresie. Wynika to z art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który obowiązuje od 1 stycznia 2009 r. i ma zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 roku.

Dorota Stangreciak-Karpierz z działu prawnego Auxilium podkreśla, że przechowywanie dokumentów przez firmę zewnętrzną musi odpowiadać zasadom przechowywania dokumentacji księgowej, określonej w ustawie o rachunkowości. Należy więc pamiętać, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Muszą też być podzielone na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Dorota Stangreciak-Karpierz przypomina również, że w przypadku oddania dokumentacji księgowej na przechowanie firmie zewnętrznej kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej. Musi to uczynić w terminie 15 dni od dnia wydania dokumentów poza siedzibę jednostki albo oddziału (zakładu) oraz zapewnić ich dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału (zakładu).