Koszty prowadzenia działalności gospodarczej są istotne dla każdej firmy, bez względu na czas i okoliczności, w jakich przyszło jej funkcjonować. Okazuje się, że koszty można zmniejszyć, wprowadzając do firmy nowoczesne rozwiązania, takie jak np. faktury elektroniczne.

Ile oszczędności

Przepisy ustawy o VAT nakazują podatnikom dokumentowanie sprzedaży za pomocą faktur. Nie ma więc możliwości, aby firma ich nie wystawiała. Musi więc ponieść pewien koszt, który może jednak zoptymalizować. O ile? Zasada jest prosta: im więcej firma wystawia faktur, tym większe oszczędności może osiągnąć, wystawiając dokumenty elektronicznie. Koszt wystawienia jednej faktury papierowej jest bowiem wyższy o ponad 2 zł niż koszt wystawienia jednej e-faktury.

Dodatkowo wystawianie e-faktur jest co do zasady prostsze. Dane potrzebne do wystawienia dokumentu i tak znajdują się w programie finansowo-księgowym, a zatem nie ma potrzeby ich drukowania. E-faktura musi być jednak podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu (e-podpis). Dla firmy wystawiającej setki, czy tysiące faktur koszt e-podpisu (ok. 300 zł na rok lub dwa lata) nie powinien stanowić jednak większej przeszkody. Inną formą, z której może korzystać firma, jest system EDI. Sposób ten polega na wymianie dokumentów elektronicznych (komunikatów) uzgodnionych między wystawcą a odbiorcą i jest polecany przede wszystkim dużym przedsiębiorstwom. System taki musi spełniać określone wymogi. Z kolei przedsiębiorca, który chce wystawiać e-fa- ktury podpisywane e-pod- pisem, musi pamiętać o spełnieniu wymogów, które wynikają z rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).

Wymogi dla e-faktur

Firma, która chce wysyłać e-faktury, musi przede wszystkim uzyskać zgodę na taką formę wystawiania i przesyłania od odbiorcy. Kontrahent może zaakceptować tę formę wystawiania dokumentów albo akceptując ją pisemnie, na papierze, albo elektronicznie. Jeśli odbiorca zgodzi się, firma może przesyłać e-faktury od następnego dnia po otrzymaniu akceptacji.

Bardzo ważnym wymogiem, który firma musi spełnić, jest obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia e-faktur i integralności ich treści. Chodzi o to, aby w czasie przesyłu nikt nie mógł zmienić formy ani treści dokumentu. Jak wynika z par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r., autentyczność i integralność będą zagwarantowane, jeśli e-fakturę podpiszemy bezpiecznym podpisem elektronicznym. W przypadku wymiany danych EDI zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych autentyczność i integralność będą zachowane, jeśli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, będzie przewidywała stosowanie procedur gwarantujących autentyczność i integralność.