Według orzecznictwa sądowego kierowca nie odbywa podróży służbowej. Organy podatkowe zabraniają kierowcom uwzględniania diet z podróży służbowych. Pracodawcy zaliczają do kosztów podatkowych wydatki na podróże pracowników.
Wraca kwestia rozliczeń podatkowych podróży służbowych kierowców. W ostatnich interpretacjach fiskus odbiera kierowcom diety z tytułu odbywania takich podróży.
Świadczenia dla pracowników mobilnych, a więc przedstawicieli handlowych, medycznych, serwisantów czy kierowców budzą wątpliwości pod kątem ich skutków podatkowych dla pracownika. Ich miejscem pracy nie jest konkretne biuro czy siedziba zakładu pracy. Zazwyczaj zadania powierzone takim osobom wymagają od nich przemieszczania się w obrębie pewnego obszaru i na tym polegają ich obowiązki służbowe. Jak podkreślają eksperci z firmy doradczej MDDP, jeśli pracownik stale wykonuje pracę na określonym obszarze, to nie można – zdaniem sądów pracy – uznać, że znajduje się on w podróży służbowej.

Podróż służbowa

Przyczyną ponownej dyskusji w tym zakresie stało się orzeczenie Sądu Najwyższego (uchwała z 19 listopada 2008 r.; sygn. akt IIPZP 11/08), który orzekł, że kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umowie o pracę obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77 5 par. 1 kodeksu pracy. Jak tłumaczą eksperci MDDP, pracownik wykonujący zadania wynikające z charakteru jego zatrudnienia jest tzw. pracownikiem mobilnym i nie przysługują mu diety ani należności przewidziane dla pracowników znajdujących się w podróży służbowej. Wyjazd pracownika poza wskazany obszar jego stałego zatrudnienia mógłby być rozpatrywany jak podróż służbowa.



Skutki dla pracowników

Uchwała SN spowodowała, że wielu pracodawców ponownie analizuje warunki zatrudnienia pracowników mobilnych, gdyż jej skutki stały się odczuwalne na gruncie m.in. PIT. Jak podkreśla Anna Misiak, doradca podatkowy w MDDP, okazało się, że organy podatkowe kwestionowały w trakcie kontroli u podatników możliwość wypłat diet i innych należności dla pracowników mobilnych jako należnych z tytułu podróży służbowej i korzystających tym samym ze zwolnienia z PIT. Przypomnijmy, że wolne od PIT są diety i inne należności wypłacone w związku z podróżą służbową na obszarze kraju i za granicą do wysokości i na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.
Anna Misiak dodaje, że dla potrzeb zastosowania zwolnienia podatkowego istotne stało się to, jakie zadania de facto i gdzie, na jakim obszarze wykonuje pracownik mobilny. Dotychczasowa praktyka w tym zakresie była bardzo różna. Zdarzały się przypadki, że obszar pracy danego pracownika był oznaczany bardzo szeroko, gdyż w interesie pracodawcy było zwrócenie uwagi pracownika już w samej umowie o pracę, że pracodawca liczy na jego elastyczność i dyspozycyjność w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. Kwestia diet i innych należności nie była wówczas przedmiotem uzgodnień.
W opinii organów podatkowych ocena, czy w danym momencie dochodzi do podróży służbowej czy nie, powinna być dokonana przez inny organ, tj. Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej, i to na gruncie przepisów kodeksu pracy. Gdy zostają spełnione warunki wynikające z kodeksu pracy oraz z rozporządzeń wykonawczych w zakresie podróży służbowych, to świadczenia wypłacane przez pracodawcę z tytułu odbywania podróży służbowych korzystają ze zwolnienia z PIT do wysokości określonej w tych rozporządzeniach.

Zdanie fiskusa

Według Joanny Aleksiejczuk, konsultanta w MDDP, niezasadna dyskusja z fiskusem została ograniczona do kwestii podróży służbowej i zwolnienia z PIT. Potwierdza to niedawny wyrok NSA (sygn. akt II FSK 757/08), w którym sąd uznał, że jeżeli kierowca jeździ po miejscowości, w której pracuje, to nie jest w podróży służbowej. W takim przypadku zwolnienie z PIT nie przysługuje. Jednak gdy kierowca wyjeżdża, to diety podlegają zwolnieniu od podatku na takich samych zasadach jak w przypadku innych pracowników odbywających podróż służbową.



Powstanie przychodu

Kiedy powstanie przychód u pracownika będącego w podróży służbowej? Joanna Aleksiejczuk odpowiada, że o przychodzie można mówić, gdy po stronie podatnika powstaje wymierna korzyść.
– Poniesienie kosztów noclegu przez pracodawcę we wspomnianej sytuacji nie tworzy po stronie pracownika korzyści, a tym samym przychód po jego stronie nie powinien powstać – argumentuje ekspert z MDDP.

Rozliczenie szefa

Skoro tyle problemów powstaje przy rozliczeniu podatkowym pracowników mobilnych, pozostaje wyjaśnić, co z rozliczeniami pracodawcy. Łukasz Kosonowski, doradca podatkowy, konsultant w MDDP, stwierdza, że zaliczenie wydatków podróży służbowych pracowników mobilnych do kosztów uzyskania przychodu ich pracodawców nie powinno rodzić wątpliwości. Organy podatkowe potwierdzają, że w ustawach podatkowych nie zawarto ani zakazu, ani ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety bądź inne należności wypłacane w związku z odbywaniem podróży służbowych pracowników, nawet jeśli nie spełniają one warunków diety z rozporządzenia.
– Niezależnie od tego, czy środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia czy też dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku z podróżami służbowymi pracowników, czy też będą zwrotem wydatków w innym zakresie niż w rozporządzeniu mogą stanowić u pracodawcy koszt, jeśli zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów – tłumaczy Łukasz Kosonowski.
Wyjaśnia też, że gdy przedstawiciel handlowy, do którego zadań należy zdobywanie klienta na danym obszarze, będzie musiał przenocować w hotelu, za który płaci pracodawca, pracodawca może zaliczyć w koszty wydatki zwrotu kosztów noclegów, ponieważ pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika.