Wliczać w koszty prowadzonej działalności wydatki na samochód prywatny, a więc niewprowadzony do firmowej ewidencji środków trwałych, można zacząć i przestać z tego korzystać w dowolnym momencie, bez żadnych dodatkowych konsekwencji.
PODATKI
W tym celu wystarczy założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu oraz prowadzić ją na bieżąco. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych).

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencję przebiegu pojazdu możemy kupić jako gotowy druk akcydensowy. Dla udokumentowania wydatków poniesionych w związku z użyciem własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu. W kupionym gotowym formularzu nazywa się to zestawieniem rachunków za eksploatację pojazdu.
Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez obecnie obowiązującą stawkę za 1 km. Stawki ustalane są w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Od 14 listopada 2007 r. wynoszą one 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o mocniejszym silniku.
W sytuacji gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 14 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu. Ewentualną nadwyżkę kosztów można odliczyć w następnych miesiącach 2009 r., oczywiście pod warunkiem, iż wówczas wystąpi sytuacja odwrotna. Z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.
Ale uwaga! Jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej „nadwyżki”. Koszty te, jak już stwierdziliśmy, wpisujemy do księgi na koniec miesiąca. Możemy to uczynić w dwojaki sposób:
● bezpośrednio na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu; wówczas w rubryce 3 (nr dowodu księgowego) wpisujemy: ewidencja przebiegu pojazdu,
● za pośrednictwem dowodu wewnętrznego, sporządzonego na podstawie zapisu z ewidencji przebiegu pojazdu.
W obu przypadkach kwotę wpisujemy w rubryce 13.
CO ZAWIERA EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika i jego dane. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.



Używanie auta do prywatnych celów

Zupełnie normalną rzeczą jest wykorzystywanie samochodów służbowych (samochodów firmowych przydzielonych pracownikowi) nie tylko do celów związanych z wykonywaniem pracy czy też prowadzeniem działalności, ale także i prywatnych, takich jak np. wyjazd z rodziną na weekend. Taki sposób wykorzystania samochodów nie pozostaje obojętny dla rozliczeń podatkowych. Przynajmniej teoretycznie. Otóż w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych przez pracowników zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących jego własność, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych. Warunkiem jest, by obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynikał wprost z przepisów – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
Jeżeli zaś podatnik wykorzystuje przyznany mu samochód służbowy (stanowiący majątek firmy) na potrzeby prywatne, np. wyjeżdża nim na weekend lub urlop, uzyskuje z tego tytułu tzw. przychód z nieodpłatnego świadczenia. Innymi słowy pracodawca powinien mu dopisać do pensji taką kwotę, jaką pracownik ten musiałby normalnie zapłacić za wynajęcie takiego samego samochodu, w tym samym mieście i na ten sam okres. W praktyce zasada ta jest rzadko przestrzegana, a organom podatkowym trudno jest udowodnić fakt używania samochodu równocześnie do celów służbowych i prywatnych. Dlatego Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie od stycznia 2010 r. nowego rozwiązania. Polegałoby ono na tym, że zamiast ustalać przychód, byłby on szacowany. Już sam fakt przyznania samochodu służbowego pracownikowi ma powodować, że do jego przychodów będzie doliczana określona kwota. Miałoby to być 0,5 proc. wartości samochodu miesięcznie. Aby zaś firmy nie mogły bronić się w ten sposób, że samochód nie jest przypisany do żadnego pracownika, w przypadku gdy korzysta z niego kilka osób, to firma zmuszona będzie dopisać do swoich przychodów kwotę stanowiącą 1 proc. wartości samochodu miesięcznie.

Dojazdy do firmy

W wyroku z 17 lipca 1996 r. NSA w Szczecinie uznał, że nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej takie wydatki, które nie przyczyniają się wprost do powstania określonego przychodu, a do takich wydatków zaliczyć właśnie należy wydatki związane z dojazdem osoby prowadzącej działalność gospodarczą z miejsca jej zamieszkania do miejsca wykonywania tej działalności (miejsca położenia punktu handlowego) To dość rygorystyczne stanowisko.
Zazwyczaj organy podatkowe podchodzą do sprawy znacznie mniej krytycznie i przeważa wśród nich stanowisko, że ustawodawca nie wymienia wydatków ponoszonych przez podatnika prowadzącego działalność gospodarczą na dojazdy z miejsca zamieszkania do miejsca, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, a skoro wydatki ponoszone na dojazd do miejsca prowadzenia działalności są niezbędne, by usługi mogły być świadczone – brak jest przeciwwskazań, by wydatki te mogły stanowić koszty uzyskania przychodów (interpretacja nr PB/OPD/415-2/05/AR).
PRZYKŁAD: ROZLICZENIE KOSZTÓW UŻYWANIA SAMOCHODU NA PODSTAWIE KILOMETRÓWKI
Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Ford Focus 1.6. Ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W lipcu zapłacił m.in. 450 zł za paliwo i 200 zł za wymianę filtra. W tym czasie w związku ze sprawami firmowymi przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Aby ustalić, jaką kwotę może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków. To liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra). Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 650 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. Gdyby natomiast w tej samej sytuacji podatnik wydał na utrzymanie samochodu np. 200 zł i przejechał tyle samo kilometrów, do kosztów zaliczyłby tylko 200 zł.
PRZYKŁAD: ROZLICZENIE KILOMETRÓWKI W RACHUNKU NARASTAJĄCYM
Podatnik użytkuje na potrzeby firmy prywatny samochód Ford Focus 1.6. Ponosi w związku z tym wydatki związane z jego eksploatacją. W lipcu zapłacił m.in. 400 zł za paliwo. W tym czasie w związku ze sprawami firmowymi przejechał 450 km. Podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Aby ustalić, jaką kwotę może wpisać do kosztów podatkowych, musi najpierw ustalić limit wydatków. To liczba kilometrów przejechanych i stawka za jeden kilometr przebiegu, czyli 0,8358 x 450 km (samochód ma pojemność 1,6 litra). Limit wynosi zatem 376,11 zł. Łączne wydatki wyniosły natomiast 400 zł. Mimo to podatnik do kosztów podatkowych zaliczy tylko wspomniane 376,11 zł. W sierpniu podatnik wydał kolejne 200 zł na paliwo i przejechał 300 km. Łączny limit za lipiec i sierpień to już 626,85 zł (750 km x 0,8358). Natomiast łączne wydatki w rachunku narastającym to 600 zł. Podatnik może zatem zaliczyć w okresie lipiec–sierpień do kosztów 600 zł. W sierpniu wpisze zatem do kosztów różnicę pomiędzy 600 zł a kwotą zaksięgowaną już w lipcu, czyli 223,89 zł (600 zł – 376,11 zł).



Użyczenie prywatnego samochodu

Ciekawie wygląda kwestia udostępnienia przez wspólnika spółki osobowej własnego, prywatnego samochodu na potrzeby działalności prowadzonej przez tę spółkę. Z uwagi na to, że w przypadku spółek osobowych podatnikami podatku dochodowego są wspólnicy, a nie spółka, organy podatkowe przyjmują, że u pozostałych wspólników (innych niż wspólnik udostępniający samochód) powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia.
Wartość tego przychodu ustalana jest na podstawie rynkowych cen najmu podobnego (jeśli nie można znaleźć takiego samego co do marki, rocznika, przebiegu i stanu technicznego etc. na tym terenie, na którym działa spółka) samochodu. Stanowi ją zaś procentowy udział podlegających opodatkowaniu wspólników w spółce. A zatem, jeśli np. wspólników jest czterech, a ich udziały są równe, samochód zaś udostępnia jeden z nich, u każdego z trzech pozostałych powstaje przychód równy czynszowi rynkowemu za najem takiego samochodu.
Spółki mogą także zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją samochodu osobowego wykorzystywanego przez wspólnika. Muszą jednak pamiętać o obowiązujących w tym zakresie limitach. Zasady są w tym przypadku identyczne, jak wówczas gdy z takiego firmowego samochodu korzysta pracownik spółki.
Trzeba przy tym pamiętać, że jeśli samochód osobowy nie jest składnikiem majątku spółki cywilnej, a jest użytkowany na zasadzie prywatnego samochodu wspólnika wykorzystywanego dla celów spółki, to wspólnik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Czyli stosujemy tu zasady takie jak opisane wcześniej reguły wliczania w koszty prywatnego samochodu osobowego wliczanego w koszty prowadzonej działalności gospodarczej w związku w częściowym wykorzystywaniem go do celów tej działalności. Jeśli spółka ma dwóch udziałowców i każdy z nich korzysta ze swojego prywatnego samochodu, każdy z nich prowadzi swoją ewidencję przebiegu pojazdu i raz w miesiącu, na podstawie każdej z tych ewidencji oddzielnie, wpisywane są koszty do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jak dokumentować wydatki

Jeśli samochód nie stanowi własności firmy (osoby prowadzącej działalność gospodarczą), podatnik może wliczać w koszty wydatki na jego eksploatację tylko w sposób pośredni, w kwotach zryczałtowanych. Służy do tego ewidencja przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu. W żadnym bowiem przypadku nie możemy zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych).
Wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 księgi przychodów po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra.
UWAGA WYKORZYSTANIE SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO
Jeżeli podatnik wykorzystuje samochód służbowy na potrzeby prywatne, uzyskuje z tego tytułu tzw. przychód z nieodpłatnego świadczenia. Pracodawca powinien mu więc dopisać do pensji taką kwotę, jaką pracownik ten musiałby zapłacić z tego tytułu



Wydatek na parkowanie kosztem

Jeśli opłata za parkowanie związana jest z korzystaniem z samochodu dla celów prowadzonej działalności, uznajemy ją za koszt pośrednio i księgujemy ten koszt w ewidencji przebiegu pojazdu. W księdze przychodów jest on uwzględniany w miesięcznej kwocie ryczałtu.
Dotyczy to nie tylko opłat miesięcznych, ale także jednorazowych, pod warunkiem że są one odpowiednio udokumentowane. Jeśli nie jest to faktura lub rachunek, ale paragon lub bilet z parkometru, trzeba go potraktować jako załącznik do dowodu wewnętrznego sporządzonego na okoliczność takiego wydatku. Dopiero taki dowód wewnętrzny stanowi podstawę do dokonania wpisu po stronie kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (kolumna 13).
Jeśli zaś mamy tylko pokwitowanie z automatu, dodatkowo trzeba wystawić dowód wewnętrzny i na jego podstawie dokonać wpisu do księgi. Kwit parkometrowy jest wówczas załącznikiem do dowodu wewnętrznego.
Taki stan wynika z treści dwóch różnych przepisów par. 14 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów. Jeden z nich ustanawia zasadę, iż na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). A drugi zezwala, by za pomocą takiego dowodu wewnętrznego dokumentować wydatki związane z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy są one poparte biletem z parkometru, kuponem czy biletem jednorazowym, załączonym do sporządzonego dowodu.
PRZYKŁAD: USTALENIE PRZYCHODU PRACOWNIKA W 2009 R.
Podatnik obok wynagrodzenia otrzymał do dyspozycji samochód służbowy. Normalnie wykorzystuje go wyłącznie na potrzeby związane z pracą. W okresie wakacyjnym postanowił jednak wykorzystać go także w czasie trwającego 14 dni wyjazdu wakacyjnego. W związku z tym firma musi doliczyć do jego przychodów równowartość kosztów wynajęcia takiego samego samochodu (po cenach rynkowych). Załóżmy, że koszt ten wynosi 200 zł dziennie. Dodatkowy przychód podatnika to 2800 zł (14 dni x 200 zł). Zakładając, że dochody podatnika mieszczą się w pierwszym przedziale skali podatkowej, możemy przyjąć, że wybierając się służbowym samochodem na urlop, podatnik zwiększył swój roczny podatek o 504 zł (2800 zł x 18 proc.).
PRZYKŁAD: USTALENIE PRZYCHODU PRACOWNIKA WEDŁUG PLANOWANYCH PRZEPISÓW
Podatnik użytkuje służbowy samochód, którego wartość wynosi 60 tys. zł. Korzysta z niego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Zgodnie z nowymi przepisami, które miałyby zacząć obowiązywać od 2010 roku, pracodawca powinien doliczyć do przychodów pracownika 300 zł miesięcznie (60 tys. x 0,5 proc.), czyli 3600 zł rocznie. Jeżeli założymy, że pracownik osiąga dochody mieszczące się w pierwszym przedziale skali podatkowej, możemy przyjąć, że w związku z używaniem samochodu służbowego zapłaci on w ciągu roku podatek wyższy o 648 zł (3600 zł x 18 proc.) niż ma to miejsce w tym roku.

Składki na ubezpieczenie auta

Zawsze kosztem prowadzonej działalności gospodarczej (i to w pełnej wysokości) jest ubezpieczenie samochodu ciężarowego. I to zarówno OC, NW, jak i AC. Ubezpieczenie samochodu osobowego może być kosztem prowadzonej działalności gospodarczej tylko w pewnych granicach.
Składka ubezpieczeniowa ujmowana jest w koszty pośrednio – używanie samochodu znajduje wówczas swój wyraz w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tylko raz, na koniec miesiąca, gdy wpisujemy ryczałtowe koszty używania samochodu, stanowiące efekt zestawienia liczby przejechanych kilometrów i sumy poniesionych wydatków (w tym oczywiście składki ubezpieczeniowej).