Prawie każdy przedsiębiorca korzysta z samochodu i chociaż związane z nim wydatki powinny stanowić koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, nie każdy może zaliczyć je do kosztów.
PODATKI
Różnica w zaliczaniu wydatków do kosztów wynika m.in. z różnych form opodatkowania. Dla przykładu – osoby opodatkowane w formie karty nie mają żadnych możliwości wliczania tych wydatków w koszty, podobnie ryczałtowcy. Jednak samochód stanowiący własność firmy muszą ująć w wykazie środków trwałych i amortyzować. Ważna jest też forma własności samochodu, jego ładowność, a nawet cena. Dopiero w zależności od charakteru tych poszczególnych parametrów powstaje prawdziwa siatka potencjalnych możliwości.

Pułapki podatkowe

Często jest tak, że przedsiębiorca, który funkcjonuje jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dysponuje tylko jednym samochodem. Nawet jeśli wykorzystuje go wyłącznie do celów prowadzonej działalności (a w sprawach prywatnych jeździ autobusami), to fiskus i tak będzie próbował dowieść, że taki pojazd jest bardziej pojazdem „prywatnym” niż „służbowym”. Dlatego wielu przedsiębiorców znajdujących się w takiej sytuacji woli rozliczać samochód jako prywatny wykorzystywany czasami dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Przynajmniej do czasu, gdy w rodzinie nie pojawi się drugi pojazd.
O tym, jaki wariant rozliczania samochodu (lub samochodów) przyjąć w konkretnym przypadku, powinny przesądzać co najmniej cztery okoliczności: potrzeby firmy, wygoda, koszt i rachunek podatkowy. Możne to wyglądać tak, jak w przykładzie sposób rozliczania samochodu na str. 4.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) definiują samochód osobowy jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób – łącznie z kierowcą.

Inne pojazdy

Za samochód osobowy nie jest uznawany pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van.
Ponadto ustawa o PIT za samochód osobowy nie uznaje pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu. Dla obliczenia takiej proporcji długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków.
Według przepisów PIT, samochodem osobowym nie jest też pojazd będący samochodem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT, czyli: agregat elektryczny, agregat spawalniczy, bankowóz, do prac wiertniczych, koparka, koparkospycharka, ładowarka, do oczyszczania dróg, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, pomoc drogowa, zimowego utrzymania dróg, żuraw samochodowy, pogrzebowy.
Za samochód osobowy nie mogą być uznane tzw. pick-upy, czyli pojazdy samochodowe, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, a także pojazdy samochodowe, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu.
UWAGA POTWIERDZENIE BADANIA TECHNICZNEGO
Zaświadczenie potwierdzające badanie techniczne podatnik obowiązany jest dostarczyć w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego
W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w ustawie o PIT, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego. Badanie musi być przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów i potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację, a w dowodzie rejestracyjnym pojazdu powinna być właściwa adnotacja o spełnieniu wspomnianych wymagań. Nie jest natomiast wymagane przeprowadzanie dodatkowego badania technicznego w przypadku samochodów będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT.





PRZYKŁAD: SPOSÓB ROZLICZANIA SAMOCHODU
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, regulujące zasady amortyzacji, pozwalają na zastosowanie przez podatnika skróconej amortyzacji (maksymalnie przez zastosowanie współczynnika 2,0 do standardowej stawki amortyzacji), m.in. gdy samochód był przed zakupem używany. Za używaną rzecz w przypadku ruchomości uważa się zaś takie, których staż użytkowania wynosi co najmniej pół roku. Ten warunek jest w opisywanym przypadku spełniony. Normatywna stawka amortyzacji dla samochodów osobowych wynosi 20 proc. rocznie. Po zastosowaniu współczynnika 2,0 wyniesie ona 40 proc. (choć podatnik może ten współczynnik przyjąć w niższej wysokości, jeśli tak mu wygodnie), a to oznacza, że – przy przyjęciu miesięcznego trybu amortyzowania – amortyzacja potrwa 30 miesięcy, czyli podatnik ujmie co miesiąc w koszty z tego tytułu praktycznie dwa razy więcej niż w przypadku, gdyby to on od razu sam kupił ten samochód jako nowy.
OGRANICZONA SKŁADKA NA UBEZPIECZENIE
Zawsze kosztem prowadzonej działalności gospodarczej (i to w pełnej wysokości) jest ubezpieczenie samochodu ciężarowego. I to zarówno OC, NW, jak i AC. Ubezpieczenie samochodu osobowego może być kosztem prowadzonej działalności gospodarczej tylko w pewnych granicach. W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych decydujące znaczenie ma wartość samochodu. Jeśli w momencie ustalania wartości początkowej do celów amortyzacji wartość samochodu przewyższała 20 tys. euro, nie będziemy mogli zaliczyć w koszty pełnej polisy. Jeśli była niższa lub równa 20 tys. euro, zaliczymy w koszty (rubryka 13 księgi przychodów i rozchodów) wydatek w pełnej wysokości.
Powyższe przepisy mają praktyczne zastosowanie przy kwalifikowaniu w koszty wydatków ponoszonych na samochody wykorzystywane w działalności gospodarczej – zarówno te, które stanowią składnik majątku firmy, jak i pojazdy prywatne wykorzystywane tylko częściowo do działalności gospodarczej.
Dla opodatkowania PIT właściwa kwalifikacja jest szczególnie ważna u podatników, którzy zechcą skorzystać z ekspresowej amortyzacji. Nie ma ona bowiem zastosowania do samochodów osobowych. Natomiast wydatki na zakup samochodu uznawanego według nowej definicji za nieosobowy podatnik rozpoczynający po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej lub będący małym podatnikiem może zamortyzować jednorazowo w całości w koszty, jeśli w ramach takiej amortyzacji rozlicza w roku wydatki o równowartości w złotych do 100 tys. euro.

Dla kogo amortyzacja

Przez podatnika rozpoczynającego po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej rozumie się osobę, która w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, nie prowadziła działalności gospodarczej samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej oraz działalności takiej nie prowadził małżonek tej osoby, o ile między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.
Małym podatnikiem jest natomiast taki podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą należnego podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro. Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł. Stąd limit przychodów dla małych podatników w 2009 roku wynosi 4 053 000 zł (kurs euro z 1 października 2008 r. to 3,3775 zł za jedno euro). A zatem status małego podatnika mają w 2009 roku te firmy (również jednoosobowe), których przychody brutto (razem z VAT należnym) w całym 2008 roku nie przekroczyły 4 053 000 zł.



EKSPERT RADZI
Piotr Kunicki
Departament rozwoju oferty dla mikrofirm oraz małych i średnich przedsiębiorstw, Fortis Bank Polska SA, Grupa BNP Paribas
Wydatki na zakup paliwa, olejów, części zamiennych i innych środków związanych z bieżącą eksploatacją środków transportu można rozliczać w odmienny sposób.
Sposób rozliczenia wydatków zależy od tego, czy ponoszone są one w związku z użytkowaniem samochodów służbowych w ramach umów leasingowych lub kredytu czy też samochodów stanowiących własność prywatną pracowników lub ich właścicieli. Najprostsza sytuacja to taka, kiedy samochód osobowy został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i stanowi majątek firmy, np. w ramach umowy kredytowej. Wówczas prowadzenie rejestru przebiegu pojazdu jest zbędne, a jedynym warunkiem uprawniającym do zaliczenia bieżących kosztów eksploatacyjnych jest ich właściwe udokumentowanie, najlepiej fakturą VAT.
W innej sytuacji – wykorzystywania samochodu prywatnego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w sposób wskazany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 tej ustawy, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest warunkiem koniecznym do zaliczenia ponoszonych przez przedsiębiorcę wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego do uznania ich za koszt uzyskania przychodu. Limit, do którego można zaliczać do kosztów bieżące wydatki eksploatacyjne, wyznacza iloczyn liczby faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Stawka ta została określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych środków transportu niebędących własnością pracodawcy.