Zasady prowadzenia ewidencji

PODATKI

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów powinna zawierać co najmniej:

● liczbę porządkową,

● datę nabycia,

● datę przyjęcia do używania,

● określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,

● określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

● symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (patrz definicje str. 23),

● wartość początkową,

● stawkę amortyzacyjną,

● kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

● zaktualizowaną wartość początkową,

● zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

● wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową, datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Nie podlegają objęciu ewidencją budynki mieszkalne, lokale mieszkalne i własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, których wartość początkową ustala się w sposób uproszczony (zob. rozdział – ABC wydatków na siedzibę firmy).

W razie zmiany formy opodatkowania podatnicy, zakładając ewidencję, uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego lub podatku tonażowego. Gdy brak jest ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ewidencja u podatników ryczałtu

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą opodatkowania podatkiem dochodowym (formą PIT). Polega on na tym, że podatek płacony jest według stałych stawek (różnych w przypadku różnych aktywności zarobkowych) od przychodu. Podatek to pewna stała część uzyskanego przychodu. Nie ma więc konieczności ustalania dochodu. Dlatego nie ustala się kosztów, w tym kosztów amortyzacji. Nie oznacza to jednak, że ryczałtowcy nie mają do czynienia z amortyzacją.

UWAGA ZAPISY ŚRODKÓW TRWAŁYCH

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego

Mimo że nie ustalają oni kosztów, to jednak podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów. Od tej zasady istnieje jeden wyjątek. Ewidencji takich nie muszą prowadzić osoby utrzymujące się z najmu, pod warunkiem że najem potwierdzony jest pisemną umową.

Obowiązek prowadzenia ewidencji – w tym także ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powstaje od dnia, od którego ma zastosowanie opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W przypadku utraty prawa do ryczałtu lub zrzeczenia się tej formy opodatkowania (można to zrobić zawsze do 20 stycznia kolejnego roku podatkowego), konieczne staje się zweryfikowanie zasad rozliczania amortyzacji. W razie utraty warunków do opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych podatnik jest obowiązany, poczynając od dnia, w którym nastąpiła utrata tych warunków, zaprowadzić właściwe księgi – chyba że jest zwolniony z tego obowiązku – i opłacać podatek dochodowy na ogólnych zasadach.

Zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przez ryczałtowców określa specjalne rozporządzenie ministra finansów.

INFORMACJE NIEZBĘDNE DO OBLICZENIA ODPISÓW

Podatnicy prowadzący, zgodnie z przepisami o rachunkowości, księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.