Podatnicy często pytają, czy fakturę za aktualizację programu komputerowego należy potraktować jako ulepszenie, w sytuacji gdy sam program został po zakupie zaksięgowany jako wartość niematerialna i prawna.

Ulepszenie wiąże się ze zwiększeniem wartości początkowej danego aktywa. Zgodnie z art. 31 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) może ono polegać na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji. Obowiązek zwiększania wartości w takim przypadku nie dotyczy wartości niematerialnych i prawnych, a wyłącznie środków trwałych.

Jeżeli więc aktualizacja programu spełnia warunki definicji z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, należy ją ująć jako wartości niematerialne i prawne. W przeciwnym razie księguje się ją w koszty.

Przy ewidencji księgowej takich wydatków należy brać pod uwagę zasadę istotności. Wydatki o małej wartości można bezpośrednio zaliczać w koszty.