Nie każda firma musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Obowiązek taki zasadniczo mają pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Mniejsi pracodawcy tworzą ZFŚS na zasadach dobrowolności. Utrzymywanie takiego funduszu dla przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

Przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem wydatków, które zostały wyraźnie wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Takie wyłączenie dotyczy m.in. wydatków na prowadzoną w firmie działalność socjalną. Ustawodawca nie pozwala również zaliczać do kosztów podatkowych odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone w firmie. Od tej zasady są jednak wyjątki. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o CIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Odpisy i zwiększenia związane z utrzymywaniem ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy na podstawie art. 6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przepisy tej ustawy wymagają, aby równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazywał na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów. W roku 2009 odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi 1000,04 zł. Nieodprowadzenie odpowiednich kwot na odrębne konto bankowe funduszu skutkuje wyłączeniem możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.

Samo dokonanie wpłaty na wyodrębniony rachunek funduszu kwoty odpisów nie przesądza jeszcze o skuteczności ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe mogą zakwestionować zaliczenie do kosztów odpisów i zwiększeń, które w rzeczywistości nie zostały wydatkowane na określone przez ustawodawcę cele socjalne. Potwierdza to wyrok NSA z 21 czerwca 2005 r. (sygn. akt FSK 1811/04). Zdaniem sądu, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu, następnie zostały z niego wycofane i faktycznie wydatkowane na finansowanie bieżącej działalności gospodarczej, brak jest podstaw, by takie odpisy mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jak rozliczyć wydatki na działalność socjalną

PROBLEM: Firma zatrudnia 12 pracowników, pracodawca nie musi więc tworzyć ZFŚS. Zamierza jednak prowadzić działalność socjalną i przyznawać świadczenia pieniężne i rzeczowe pracownikom. Czy wydatki z tytułu świadczenia takiej pomocy odliczy od przychodu?

ROZWIĄZANIE: Niektóre wydatki na rzecz pracowników, w tym na działalność socjalną (z wyjątkiem świadczeń urlopowych wypłacanych przez pracodawcę niemającego obowiązku tworzenia ZFŚS) nie mogą stanowić kosztów, ponieważ nie są ponoszone w celu uzyskania przychodów. W takiej sytuacji utworzenie ZFŚS i ponoszenie wydatków na działalność socjalną z jego środków stanowi jedyną możliwość pośredniego zaliczania tych wydatków do kosztów.