Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na przejście z faktur papierowych na e-faktury. Pozwala im to na spore oszczędności. Jednak polskie przepisy są tak skomplikowane, że utrudniają codzienną praktykę.
Zastąpienie faktur papierowych ich elektronicznymi odpowiednikami daje spore oszczędności, które w trudnej sytuacji gospodarczej są często kluczową kwestią o być albo nie być firmy.
Niestety, ustawodawca nie jest przychylny polskiemu przedsiębiorcy. Regulacje dotyczące e-faktur są jednymi z najbardziej restrykcyjnych w Europie. Sprawiają podatnikom wiele problemów, których z dnia na dzień przybywa.

Opłacalność e-faktury

W ostatnim czasie obserwujemy istotny wzrost zainteresowania fakturami elektronicznymi. Według Sylwii Adamczyk, konsultanta w Ernst & Young, opłacalność faktur elektronicznych zależy m.in. od wielkości firmy i liczby dokonywanych przez nią transakcji – im liczby te są większe, tym większe korzyści.
– Polskie przepisy podatkowe przewidują dwa rozwiązania w zakresie e-faktur. Pierwsze oparte jest na bezpiecznym podpisie elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugie zakłada wystawianie i przesyłanie e-faktur w ramach platformy EDI (Electronic Data Interchange), tj. na podstawie europejskich rozwiązań służących wymianie danych pomiędzy firmami. Pozwala ono na obsługę nie tylko e-faktur, lecz również innych komunikatów wymienianych pomiędzy podmiotami (np. zamówienia) – opisuje Sylwia Adamczyk.
Dodaje, że szybki rozwój techniczny nie idzie w parze z liberalizacją przepisów. Polskie regulacje przewidują najostrzejsze możliwe wymogi dla wdrożenia i obiegu e-faktur, podczas gdy w wielu krajach faktury te funkcjonują bezpiecznie na podstawie najprostszych rozwiązań.



Papier zamiast e-dokumentu

Jedną z kwestii budzących wątpliwości jest dopuszczalność wystawiana papierowych faktur korygujących do e-faktur. Na ten aspekt zwraca uwagę Michał Borowski, starszy konsultant w Ernst & Young, który wyjaśnia, że sprawa jest ważna w przypadku podatników korzystających z systemu EDI, który nie przewiduje co do zasady wystawiania faktur korygujących.
– Zgodnie z przepisami, w przypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają przesyłanie faktur korygujących lub duplikatów w formie elektronicznej, dokumenty te wystawiane są w formie papierowej. Interpretacja tego przepisu budziła długo wątpliwości – przypomina Michał Borowski.
Podkreśla też, że urzędy skarbowe, a potem Ministerstwo Finansów stwierdzały, że przeszkoda techniczna musi mieć charakter incydentalny/wyjątkowy (np. awaria). Z kolei zgodnie z wykształconą linią orzeczniczą, przeszkoda techniczna może mieć również charakter trwały (systemowy).
Polskie wymogi prawne dotyczące e-faktur są zgodne z regulacjami unijnymi, choć są bardziej restrykcyjne niż w większości państw UE i budzą wątpliwości interpretacyjne.

Nowe kłopoty

Agnieszka Piekacz, menedżer w Ernst & Young wskazuje, że kilka niejasności zostało już rozstrzygniętych przez sądy administracyjne lub zmianę przepisów, jednak ciągły postęp techniczny w powiązaniu z rygorystycznymi przepisami krajowymi kreuje wciąż nowe problemy.
– Wątpliwości nadal budzi np. warunek wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur w sposób gwarantujący nienaruszalność ich formatu i treści – wylicza Agnieszka Piekacz.
Stwierdza, że przecież faktury elektroniczne funkcjonujące na podstawie EDI muszą podlegać pewnej konwersji, aby mogły być archiwizowane w systemach finansowo-księgowych i były czytelne dla użytkownika. Ich treść nie ulega zmianie, a więc czy taka zmiana formatu (np. z formatu xml na idoc) narusza wymogi przewidziane w polskich przepisach o e-fakturach? Wciąż nie ma tu jednoznaczności wśród organów podatkowych.
– Restrykcyjne podejście fiskusa do wielu kwestii powoduje, że już na etapie implementacji e-faktur podatnicy powinni zidentyfikować możliwe ryzyka tak, aby nie dopuścić do kosztownych sporów z organami podatkowymi – podsumowuje ekspert Ernst & Young.