Każdy wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być przez przedsiębiorcę właściwie udokumentowany.
Aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, zaistnieć muszą łącznie trzy warunki. Po pierwsze, celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Po drugie, wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT) katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Po trzecie, wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Definicja reprezentacji

Ustawy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji i reklamy, mimo że się nimi posługują. Jak już wspomniałam, kosztem podatkowym nie będą wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Wyjaśnijmy więc znaczenie pojęć reklama i reprezentacja.
Zgodnie z definicją słownikową reprezentacja to: okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Przenosząc definicję słownikową na grunt ustawy podatkowej, stwierdzić należy, że wydatki na reprezentację to wydatki, jakie podatnik ponosi w celu kształtowania i utrwalania korzystnego wizerunku firmy na zewnątrz. Są to przede wszystkim działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów.
Do wydatków reprezentacyjnych będą więc zaliczone wydatki na wieńce, kwiaty czy kosze z prezentami. Tego typu wydatki nie są bowiem reklamą, która ma przyczynić się do zwiększenia przychodów przedsiębiorstwa.
Według słownika reklama to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia) służące temu celowi. Przez pojęcie reklamy należy rozumieć ogół działań podatnika zmierzających do rozpowszechniania pochlebnych informacji o firmie, zaletach jej towarów bądź usług, informacji o miejscach i możliwościach ich nabycia – w celu zwrócenia uwagi na towar lub usługę i zachęcenia do ich zakupu. Może to być realizowane przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Przy czym samo oznaczenie prezentu (gadżetu) logo firmy nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Można rozróżnić reklamę towaru, usługi, reklamę marki, a także reklamę samej firmy (przedsiębiorcy). Definicja reklamy potwierdza więc, że wydatki, o jakich dziś piszemy, czyli na wieńce, kwiaty czy kosze z prezentami, nie mają charakteru reklamowego. Tym samym nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.



Ważna kwalifikacja

Na koniec warto więc podkreślić, że przy ponoszeniu wydatków i ich rozliczaniu podatkowym kluczowe znaczenie będzie miało rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja) a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Właściwa kwalifikacja wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ustalenia kręgu obdarowanych, okoliczności wręczania prezentów itp. O zakwalifikowaniu poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który w swoim własnym interesie powinien wykazać istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskiwanymi przychodami oraz brak istnienia przesłanek negatywnych.
JAK TO ZROBIĆ...
Czy wydatki na materiały z logo firmy będą kosztem
PROBLEM: Podatnik ponosi wydatki na materiały z logo firmy, typu: czapeczki, koszulki, kubki, breloczki, długopisy, parasolki, kalendarze, etui, samochodziki, które rozdaje kontrahentom i klientom. Czy takie wydatki będą kosztem firmy?
ROZWIĄZANIE: Wydatki poniesione na nabycie przedmiotów opatrzonych logo firmy, takich jak: czapeczki, koszulki, kubki, breloczki, długopisy, parasolki, kalendarze, etui, samochodziki i inne podobne prezenty mają charakter wydatków na cele reklamy. Jeżeli zatem takie przedmioty nie mają znamion okazałości czy też wystawności, czyli nie wystąpią przesłanki kwalifikujące je do wydatków na cele reprezentacyjne, to wydatki poniesione na ich nabycie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, jeżeli zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, bądź też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.
Podstawa prawna
● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
● Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).