W praktyce gospodarczej reklamacje są naturalnym uprawnieniem każdego klienta. Zdarza się bowiem, że towar nie odpowiada oczekiwaniom kupującego bądź np. jest uszkodzony lub niepełnowartościowy. Gdy dojdzie do reklamacji, będzie trzeba ten fakt ująć w prowadzonej ewidencji podatkowej.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny. Wszystko dlatego, że jest ona podstawą ustalenia wysokości podatku, który przedsiębiorca musi płacić. Błąd w księdze wpłynie na wysokość opodatkowania. To z kolei może narazić podatnika na kary ze strony urzędu skarbowego. Aby uniknąć pomyłek, trzeba prowadzić księgę podatkową zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem i objaśnieniami do niej.

Objaśnienia do wzoru księgi nie podają jednak zasad księgowania takich zdarzeń, jak wymiana wadliwego towaru na towar pełnowartościowy (w przypadku reklamacji) czy też wycofanie wadliwego towaru ze sprzedaży. Nie zwalnia to podatników z obowiązku prawidłowego ewidencjonowania tych zdarzeń w księdze. Obowiązek taki wynika wprost z definicji rzetelności księgi.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów podatnik musi ewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze. Będą też nimi reklamacje. Jeżeli zatem następuje zwrot sprzedanych towarów w wyniku reklamacji bądź też wycofanie ze sprzedaży towarów niepełnowartościowych lub uszkodzonych, każdy z tych faktów powinien znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach (księgowaniach) dokonanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 13 grudnia 1993 r.; sygn. akt III SA 511/93; niepublikowany).

W przeciwnym razie księga, jako nieodzwierciedlająca stanu rzeczywistego z powodu niewykazania w niej wszystkich dokonanych przez podatnika operacji gospodarczych, może zostać uznana przez organ podatkowy za księgę nierzetelną ze wszystkimi wynikającymi z tego faktu konsekwencjami, mimo że ogólna wartość sprzedaży nie uległa zmianie.

Przy wymianie wadliwego towaru na towar pełnowartościowy (tzw. reklamacji), w pierwszej kolejności wartość zwróconego towaru powinna zostać wyksięgowana (wystornowana) z kolumny: wartość sprzedanych towarów i usług.

Informacja dotycząca charakteru zdarzenia gospodarczego, w tym przypadku jest to zwrot towaru w wyniku reklamacji, powinna być umieszczona w kol. Księgi: Opis zdarzenia gospodarczego.

Natomiast wydanie w miejsce towaru wadliwego towaru pełnowartościowego wymaga zaksięgowania tego faktu pod następnym kolejnym numerem, w tej samej kolumnie księgi, z której wyksięgowano towar zwrócony. Okoliczności towarzyszące takiemu zdarzeniu gospodarczemu podatnik może dodatkowo opisać w ostatniej kolumnie księgi, przeznaczonej na uwagi.

Podstawa prawna

● Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).