Dobre oprogramowanie księgowe powinno dawać możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi lub aplikacjami już funkcjonującymi w firmie. Musi mieć zapewniony również szybki i fachowy serwis.
Wybór programu komputerowego to dylemat każdej firmy rozpoczynającej działalność gospodarczą. Decyzja w tym zakresie musi być dobrze przemyślana, może mieć bowiem wpływ na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i rozliczeń z fiskusem.

Dostępność serwisu

Według Wioletty Kuśmierskiej, kierownika Działu Księgowości spółki Bogacki, Seredyński Wójciak i Partnerzy, podstawowym kryterium wyboru oprogramowania jest jego funkcjonalność i elastyczność. Oznacza ona możliwość takiej konfiguracji systemu, aby jak najlepiej odpowiadał potrzebom firmy.
– Ważne jest, aby system miał możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi lub aplikacjami już funkcjonującymi w firmie, w szczególności takimi, których stosowanie wymusza obowiązujące prawo – twierdzi nasza rozmówczyni.
Dodaje, że dostawca dobrego oprogramowania powinien gwarantować możliwość rozbudowy systemu informatycznego o nowe moduły projektowane przy udziale użytkownika, tak by dopasować ich dodatkową funkcjonalność do specyficznych potrzeb odbiorcy.
Wioletta Kuśmierska uważa również, że jednym z najważniejszych elementów, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania, jest forma i jakość wsparcia technicznego zapewnianego przez producenta i jego sieć dystrybutorską i serwisową. Należy zwracać uwagę na dostępność (opiekun serwisowy firmy, asysta telefoniczna, tzw. help-desk internetowy) i łatwość kontaktu z przedstawicielami serwisu oraz na ich fachowość. W przypadkach systemów wymagających bezpośredniego, ciągłego nadzoru dobrym rozwiązaniem jest zdalny dostęp serwisu poprzez łącze internetowe, przy równoczesnym zapewnieniu wysokiego bezpieczeństwa danych.
– Przy spełnieniu wszystkich tych wymagań system informatyczny powinien być również ekonomiczny – twierdzi ekspert ze spółki Bogacki Seredyński Wójciak i Partnerzy. Wyjaśnia, że oznacza to, że program powinien realizować w zadowalający sposób wymaganą przez użytkownika funkcjonalność przy jak najniższych kosztach eksploatacji, liczonych w dłuższym przedziale czasu.



Wdrażanie aktualizacji

Z kolei Norbert Sołtysiak, kierownik Działu Usług Księgowych FPA Group, podkreśla, że, dokonując wyboru systemu księgowego, warto zwrócić uwagę na to, czy program zapewnia wystarczającą kontrolę nad transakcjami wyrażonymi w walutach obcych. Należy też sprawdzić, w jaki sposób i czy w ogóle jest w stanie zautomatyzować procesy związane z ich wyceną.
– Ma to szczególne znaczenie w takiej sytuacji jak obecna, gdy w czasie kryzysu mamy do czynienia z dużymi wahaniami podstawowych kursów walut – twierdzi nasz rozmówca.
Dodaje, że program księgowy musi mieć możliwość ustawienia sposobu ewidencji środków pieniężnych i wszelkich rozrachunków wyrażonych w walutach obcych zgodnie z przyjęta zasadami (polityka) rachunkowości firmy, jak i zasadami podatkowymi obowiązującymi w danym okresie obrachunkowym.
Ekspert podkreśla, że w dobie częstych zmian ustawowych dotyczących zastosowanie kursów do przeliczenia transakcji walutowych ważnym kryterium, jest również dostęp do aktualizacji programowych. Warto też sprawdzić, jak szybko wdrożony program będzie aktualizowany przez jego producenta.
– W przypadku gdy firma nie zadba o to w momencie zakupu, może dojść do sytuacji, że system automatycznie będzie przeliczał transakcje wyrażone w walutach obcych na polski złoty i dokonywał odpowiednich księgowań, używając nieodpowiednich kursów walut – podkreśla Norbert Sołtysiak. Wyjaśnia, że taka sytuacja może mieć znaczący wpływ na prezentowany wynik finansowy spółki, powodując możliwość wyciągnięcia złych wniosków podczas planowania biznesowego. Brak aktualizacji programu może także spowodować błędne rozliczenie z budżetem państwa z tytułu VAT, CIT lub PIT. W konsekwencji może to oznaczać konieczność zapłaty odsetek karnych za zaległości podatkowe lub innych nałożonych kar na spółkę.
KRYTERIA WYBORU PROGRAMU KSIĘGOWEGO
Przy zakupie programu księgowego należy zwrócić uwagę na:
● możliwość dostosowania do potrzeb firmy (funkcjonalność i elastyczność),
● możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi lub aplikacjami już funkcjonującymi w firmie,
● dostępność i fachowość serwisu (czy istnieje dostęp do serwisu poprzez internet),
● częstotliwość tworzonych aktualizacji programu księgowego (dostosowania do nowego prawa).