Podatnik, który chce zwrócić udziałowcowi wydatki poniesione na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, nie może tego wydatku zaliczyć do kosztów podatkowych.
JAKI PROBLEM ROZSTRZYGNĘŁA IZBA: Podatnik chce przekazywać na rzecz udziałowca, tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Hamburgu, równowartość wydatków poniesionych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych przez jego pracownika. Czy kwoty te może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
ODPOWIEDŹ IZBY: Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oprócz kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie może być zaliczony do kosztów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.
Zgodnie z art. 16 ust. 38 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. Z gramatycznej analizy tego przepisu wynika, że z kosztów wyłączone są te wydatki spółki, które dotyczą udziałowców niepozostających ze spółką w stosunku pracy.
W świetle tych przepisów każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. Kosztem będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. W konsekwencji, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt jest łączne spełnienie następujących przesłanek: wydatek został poniesiony przez podatnika; jest definitywny, a więc bezzwrotny; pozostaje w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą; poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów; został właściwie udokumentowany; nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.



Wskazane w pytaniu wydatki muszą być wyłączone z kosztów, ponieważ udziałowca nie łączy z podatnikiem stosunek pracy. Przedmiotowy wydatek zostanie co prawda definitywnie poniesiony w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością, ale brak jest podstaw do stwierdzenia, że zostanie poniesiony w celu uzyskania przychodów przez podatnika. W konsekwencji, kwoty przekazane udziałowcowi tytułem zwrotu kosztów użycia przez prezesa zarządu podatnika, a jednocześnie pracownika udziałowca, samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi świadczenie jednostronne.
Spółka, rozliczając wydatki związane z używaniem samochodów, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie te wydatki, które zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych spełniać będą warunki określone m.in. w:
● art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT – nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
a) w celu odbycia podróży (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, lub
● art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT – nie uważa się za koszty wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę powstałą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr, określonej w odrębnych przepisach; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.
Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 sierpnia 2009 r. (nr IPPB3/423