Pracodawca, który finansuje dokształcanie pracownika, może wydatki z tym związane zaliczyć do kosztów działalności tylko wówczas, gdy pracownik szkoli się w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonej mu pracy.
Co do zasady, każdy wydatek ponoszony na pracownika związany jest z prowadzoną przez pracodawcę działalnością i jako taki stanowi koszt podatkowy. Zasada ta odnosić powinna się także do wydatków na dokształcanie pracowników. Jednak nie każdy zafundowany pracownikowi kurs lub szkolenie pozwoli pracodawcy zaliczyć poniesione na ten cel wydatki do kosztów. Podobnie bowiem jak przy innych wydatkach, również te ponoszone na dokształcanie pracowników muszą spełniać podstawowy warunek określony w przepisach dla wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów (koszty podatkowe). Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi być poniesiony albo w celu uzyskania przychodu, albo też po to, aby zabezpieczyć źródło tych przychodów. A zatem również wydatki ponoszone na studia, kursy i szkolenia pracowników powinny spełniać ten warunek. Oznacza to, że zafundowanie np. kasjerkom w sklepie kursu prawa jazdy, gdy w zakresie ich obowiązków jest tylko obsługa kas, skończy się tym, że wydatek ten nie będzie stanowił kosztu podatkowego. Taki wydatek w żadnym wypadku nie ma bowiem nawet potencjalnego wpływu na to, jakie przychody z działalności sklepu uzyskuje pracodawca tych ekspedientek. Nie będzie zatem można wydatków na sfinansowanie takiego kursu i egzaminów księgować jako kosztu uzyskania przychodów.
Zupełnie inaczej byłoby, gdyby taki sam kurs, ten sam pracodawca zafundował kandydatowi na przedstawiciela handlowego. W tym przypadku prawo jazdy niewątpliwie przyda się pracownikowi do wykonywania jego obowiązków służbowych. I chociażby nawet nie miał ten wydatek związku z pracą tego pracownika w chwili szkolenia, to już sam fakt, że w przyszłości (określonej) ma on takie obowiązki wykonywać, uprawdopodabnia związek wydatku z przychodami.
Podobne kłopoty związane są z doszkalaniem w zakresie innych umiejętności ogólnych, które nie wiążą się ściśle z wykonywaniem określonego zawodu. Kłopoty z udowodnieniem związku wydatków na doszkalanie pracownika z przychodami jego pracodawcy będą zarówno przy nauce języków obcych, jak i przy tzw. szkoleniach miękkich, takich jak chociażby kursy z asertywności. Każdorazowo to na finansującym taką naukę pracodawcy, spoczywał będzie obowiązek wykazania związku danego szkolenia, kursu czy nauki w innej formie (np. studiów podyplomowych) z wykonywanymi przez pracownika obowiązkami. Podobne zasady dotyczą zresztą także dokształcania się przez przedsiębiorców prowadzących samodzielnie (w pojedynkę) działalność gospodarczą.
JAK TO ZROBIĆ...
Czy można zaliczyć do kosztów intensywny kurs języka angielskiego przedsiębiorcy
PROBLEM: Podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego. Jednocześnie zajmuje się grupą agentów ubezpieczeniowych jako menedżer sprzedaży, w związku z czym podpisana jest umowa z firmą ubezpieczeniową (umowy agencyjne). Czy opłaty związane z intensywnym kursem języka angielskiego mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodu?
ROZWIĄZANIE: Funkcje podatnika wymagają stałego podnoszenia kwalifikacji, wyjazdów za granicę, uczestniczenia w szkoleniach organizowanych przez organizacje międzynarodowe, czytania anglojęzycznej literatury fachowej. Poziom kwalifikacji stanowi bezpośrednie przełożenie na uzyskiwanie wyników sprzedażowych podatnika i podatnika agentów, z których podatnik otrzymuje tzw. nadprowizję, zatem jest to również bezpośrednie przełożenie na przychód podatnika. Zaliczenie opłat za kurs j. angielskiego jest uzasadnione a dokumentem może być rachunek z firmy organizującej szkolenia języka angielskiego.
Podstawa prawna
● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).