Jak przeprowadzić inwentaryzację zgodnie z ustawą o rachunkowości

dr ANDRÉ HELIN prezes BDO Numerica

W praktyce wyróżnia się następujące metody inwentaryzacji: spis z natury; uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu w księgach rachunkowych, zazwyczaj przez osobę trzecią; porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald. Zasady inwentaryzacji są w ustawie o rachunkowości określone w sposób bardzo ogólny i elastyczny i dają dużą swobodę poszczególnym jednostkom w zakresie organizowania prac inwentaryzacyjnych.

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na koniec każdego okresu obrotowego. W kilku przypadkach zasada ta podlega jednak liberalizowaniu, biorąc pod uwagę warunki funkcjonowania jednostki. I tak możliwe jest: przeprowadzenie inwentaryzacji niektórych składników aktywów i pasywów nie na ostatni dzień roku obrotowego, lecz na dzień przypadający w ostatnim kwartale roku obrotowego; w tym przypadku inwentaryzacja powinna być zakończona najpóźniej do 15 dnia następnego roku obrotowego; rzadsze przeprowadzanie inwentaryzacji w stosunku do składników majątkowych znajdujących się na terenie strzeżonym i na dzień niekoniecznie będący ostatnim dniem roku obrotowego; przeprowadzenie inwentaryzacji na dowolny dzień roku obrotowego w jednostkach detalu przy zachowaniu pewnych dodatkowych warunków.

Inwentaryzację należy przeprowadzić również na dzień: zakończenia działalności, poprzedzający postawienie spółki w stan likwidacji, wszczęcia postępowania upadłościowego bez możliwości zawarcia układu.

Można natomiast odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych. Można ponadto odstąpić od inwentaryzacji w przypadku połączenia lub podziału jednostek z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, na jaki dzień należy dokonać inwentaryzacji w przypadku fuzji lub podziałów spółek kapitałowych. Można przypuszczać, że chodzi o dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru skutków połączenia oraz że inwentaryzacji dokonuje podmiot zobligowany do zamknięcia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 12 ustawy o rachunkowości.