JOANNA NARKIEWICZ-TARŁOWSKA

starszy menedżer, doradca podatkowy Pricewaterhouse-Coopers

Podróż służbowa musi być bezpośrednio związana z zakresem obowiązków pracownika i odpowiednio udokumentowana. Zwrot wydatków i wypłata diet może być dokonana wyłącznie na podstawie pisemnej delegacji wystawionej przez pracodawcę, która powinna określać miejsce, czas i cel podróży służbowej, jak również wysokość należności.

Wydatki dotyczące podróży służbowej są zwracane na podstawie odpowiednich dokumentów potwierdzających ich poniesienie i wysokość w ramach wyznaczonych limitów. Diety są wypłacane również w określonej prawem wysokości i nie jest wymagane dokumentowanie wydatków, na które są one przeznaczone (podobnie jak w Polsce). Jednak istnieją również pewne minimalne kwoty i limity, poniżej których wydatki nie są zwracane, a diety nie są wypłacane. Przepisy regulują również wysokość kwot zwolnionych z opodatkowania. Wszelkie wypłaty przekraczające te limity stanowią dla pracownika dodatkowe świadczenie. Co ciekawe, nie podlega ono jednak opodatkowaniu po stronie pracownika, ale po stronie pracodawcy, tak jak wszelkie inne świadczenia w naturze bądź świadczenia nieodpłatne. Pracodawcy są zobowiązani do opłacenia od takich świadczeń podatku dochodowego od osób prawnych w wysokości 22/78 oraz składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości 33 proc. Przykładowo, jeśli wysokość świadczenia wynosi 100, podatek wyniesie 28 (22/78 x 100), a składki 42 (0,33 x 128). Zatem w sumie obciążenia podatkowo-ubezpieczeniowe takiego świadczenia wyniosą ok. 70. Podstawę opodatkowania stanowi wartość rynkowa świadczenia.

Diety są wypłacane, jeśli miejsce docelowe podróży służbowej jest zlokalizowane co najmniej 50 km od granicy obszaru administracyjnego, w którym znajduje się główne miejsce pracy pracownika. Minimalna dieta wynosi 350 koron estońskich (EEK) w przypadku zagranicznych podróży służbowych i 50 EEK w przypadku podróży krajowych. Z kolei limit zwolnienia podatkowego wynosi odpowiednio 500 EEK i 80 EEK. Pracodawca może obniżyć kwotę diety o 70 proc., jeśli pracownik jest uprawniony do bezpłatnego wyżywienia podczas podróży.

Minimalny limit zwrotu wydatków na nocleg wynosi 800 EEK dla zagranicznych podróży służbowych i 200 EEK dla podróży krajowych. Z kolei zwolnienie podatkowe przysługuje do wysokości odpowiednio 2000 EEK i 1200 EEK za każdy dzień podróży.

Koszty przejazdów, ubezpieczenia, wizy itp. mogą być zwrócone pracownikowi w całości bez opodatkowania na podstawie dokumentów stwierdzających ich poniesienie. Dotyczy to również sytuacji, gdy do przejazdu jest używany prywatny samochód pracownika (z wyjątkiem kosztów napraw i utrzymania samochodu).

Wszelkie inne udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową mogą być zwrócone pracownikowi bez opodatkowania do wysokości 35 proc. maksymalnej diety dla zagranicznych podróży służbowych oraz 100 proc. maksymalnej diety dla podróży krajowych. Wydatki poniesione w walutach obcych powinny zostać przeliczone na korony estońskie według kursu ogłaszanego przez bank Estonii na dzień następujący po dniu powrotu z podróży służbowej.

(EM)