Biuro projektowe Aranż sp. z o.o. zatrudnia na podstawie umowy o pracę architektów wnętrz. Do ich obowiązków należą wykonywanie aranżacji wnętrz w postaci projektów oraz spotkania z klientami, wizyty w sklepach meblarskich, kontakt z dostawcami. Zdarza się, że projekty wykonywane są w dłuższym czasie (do kilkunastu tygodni). Czy spółka może rozliczać wynagrodzenia architektów wnętrz z zastosowaniem 50-proc. kosztów uzyskania przychodów?
Tak, przy czym spółka może zastosować 50-proc. koszty uzyskania przychodów (dalej: KUP) wyłącznie do części wynagrodzenia uzyskanego przez pracowników z tytułu realizacji projektów aranżacji wnętrz, które stanowią utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a jednocześnie na mocy art. 22 ust. 9b pkt 1 ustawy o PIT zostały objęte możliwością zastosowania 50-proc. KUP. Ta część wynagrodzenia będzie stanowić honorarium autorskie pracowników. Pozostałe czynności wchodzące w zakres obowiązków pracowniczych architektów wnętrz nie stanowią utworów, a pracownicy uzyskają za nie zwykłe wynagrodzenie.

Ewidencjonowanie utworów

Spółka powinna ewidencjonować utwory stworzone przez pracowników. Wymóg ten nie jest wprost wskazany w przepisach, ale ewidencja pracy twórczej jest potrzebna dla celów podatkowych, gdyż na jej podstawie spółka wykaże realizację wszystkich przesłanek do zastosowania 50-proc. KUP. Wpis do takiego rejestru stanowi samoistnie potwierdzenie powstania utworu, podpis pracownika to dowód rozporządzenia utworem, a określenie wysokości honorarium to potwierdzenie, że rozporządzenie wiązało się z odpłatnością. Oprócz tych informacji w rejestrze można zawrzeć także dodatkowe wpisy, np. datę powstania utworu czy datę jego przyjęcia przez pracodawcę.

Sposób ustalania honorarium

Obecnie najbardziej ryzykownym sposobem ustalenia wysokości honorarium autorskiego jest procentowy podział ogólnej kwoty wynagrodzenia na honorarium autorskie i pozostałą część wynagrodzenia. Organy podatkowe, kwestionując taką metodę, wskazują, że nie umożliwia ona jednoznacznego określania honorarium autorskiego, którego wysokość będzie pozostawała w związku z powstałym utworem. Dotychczas akceptowanym sposobem było obliczenie wysokości honorarium autorskiego jako iloczynu liczby godzin poświęconych na pracę twórczą i stawki godzinowej, jednak w najnowszych interpretacjach i ta metoda została odrzucona przez organy skarbowe. W uzasadnieniu wskazano, że czas poświęcony na wykonanie utworu nie jest odpowiednikiem udziału w prawie autorskim do utworu. Twierdzenie to jest kontrowersyjne, zwłaszcza że w stawce godzinowej można uwzględnić dodatkową kwotę (względem nominalnej stawki roboczogodziny) stanowiącą wyłącznie wartość wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich. Najbezpieczniejszym, akceptowanym przez organy skarbowe rozwiązaniem jest kwotowe określenie honorarium autorskiego w umowie o pracę w odniesieniu do danego utworu czy rodzaju utworów. Spółka w odrębnym dokumencie powinna ustalić szczegółowe zasady wyceny utworów pracowników.

Dłuższe wykonanie projektu

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu. W sytuacji gdy wykonanie utworu rozciąga się na więcej niż jeden miesiąc, spółka może zastosować 50-proc. KUP tylko raz, tj. w terminie rozliczenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym powstał utwór i został przyjęty przez pracodawcę. Przed tym momentem zaangażowanie pracownika w tworzenie utworu nie pozwala na zastosowanie preferencyjnej stawki KUP. W takich miesiącach pracownik otrzymuje zwykłe wynagrodzenie za pracę. Takie rozwiązanie może pociągać za sobą ryzyko nadmiernego zwiększenia po stronie spółki kosztów związanych z jednorazową zapłatą honorarium autorskiego. W celu ograniczenia tych kosztów możliwe jest zastrzeżenie w umowie o pracę maksymalnego wynagrodzenia łącznego obejmującego zarówno honorarium autorskie, jak i wynagrodzenie pracownicze.
Innym sposobem jest wyodrębnienie w ramach projektu jego poszczególnych etapów, których realizacja będzie się wiązała z powstaniem samoistnych utworów, które łącznie będą się składać na projekt docelowy. Takim etapem może być przygotowanie projektu aranżacji wnętrza jednego z pomieszczeń. Warunkiem zastosowania takiej metody jest stwierdzenie, że wyodrębniona (mniejsza) część projektu sama wykazuje cechy utworu w rozumieniu prawa autorskiego.
Podstawa prawna
Rozdział 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1191 ze zm.).
Art. 22 ust. 9‒9b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).