Obowiązek zakupu nowego urządzenia bądź wymiany modułu w już obecnie posiadanym wynika z art. 8 ustawy centralizacyjnej z 5 września 2016 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 280). Ministerstwo Finansów opublikowało ją po wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 29 września 2015 r. w sprawie gminy Wrocław (sygn. akt C-276/14).

Czemu trzeba wymieniać

Wyrok i ustawa centralizacyjna nakazywały, aby JST od początku 2017 r. scaliły swoje rozliczenia VAT wraz z obsługującymi je urzędami oraz z jednostkami i zakładami budżetowymi. To oznaczało również, że kasy fiskalne, które posiadały wszystkie te jednostki, powinny zostać wymienione (do końca 2018 r.).

Dlaczego? Po pierwsze zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 7 ustawy o VAT kasy powinny ewidencjonować jedynie sprzedaż własną podatnika. A po centralizacji podatnikiem jest gmina, a nie jej jednostki organizacyjne. Po drugie, zgodnie z par. 7 pkt 1 i pkt 2 lit. b rozporządzenia technicznego ministra gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. (mimo wejścia w życie nowego w maju 2018 r. ciągle dotyczy ono starych kas papierowych i fiskalnych) takie urządzenia powinny zapisywać w swojej pamięci fiskalnej „unikalny” NIP podatnika. Skoro zaś gminie nadawano inny numer niż jej jednostkom organizacyjnym, to wymiana kas stała się niezbędna.

Co wybiorą samorządy

Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens, zwraca uwagę, że nowe kasy muszą kupić także te JST, które do tej pory nie wykorzystywały podobnych urządzeń.

– Z końcem 2018 r. wygasa zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przewidziane w par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2017 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 2454) – wyjaśnia ekspertka.

Paweł Buda, doradca podatkowy w Cabaj Kotala Doradztwo Podatkowe, tłumaczy, że gminy są w ten sposób de facto skazane na zakup nowych urządzeń, które będą zawierać ich dane jako podatnika.

– Teoretycznie możliwa byłaby wymiana samej pamięci kasy i zmiana NIP, ale zabrania tego projekt nowelizacji ustawy o VAT i prawa o miarach wprowadzający kasy online. Nie jest wprawdzie jeszcze jasne, kiedy wejdzie on w życie (od czerwca br. jest on na tym samym etapie – po I czytaniu w Sejmie), ale uważam, że JST powinny liczyć się z koniecznością dostosowania się do tych przepisów – mówi ekspert.

Tym bardziej że – jak zwraca uwagę Jarosław Ziółkowski, doradca podatkowy w Independent Tax Advisers – projektowane przepisy nakazują np. stosowanie kas online od 1 lipca 2019 r. podmiotom, które świadczą usługi gastronomiczne, czy też od początku 2020 r. tym, które prowadzą obiekty służące poprawie kondycji fizycznej np. baseny.

– Duża część gmin prowadzi podobną działalność, a więc powinna rozważyć zakup kasy online natychmiast, gdy przepisy zostaną uchwalone i takie urządzenie pojawi się na rynku – radzi ekspert.

Będą wymieniać

Duże miasta przyznają, że mają świadomość tego obowiązku i zamierzają go wypełnić albo – jak np. Kraków – już kupiły nowe urządzenia fiskalne.

– Zielona Góra przygotowuje się do wymiany kas zgodnie z wymogami ustawy o centralizacji VAT – mówi nam Emilia Wojtuściszyn, skarbnik miasta.

Aneta Odzioba z Wydział Budżetu i Księgowości Urzędu Miasta Lublin wyjaśnia, że samorząd nie kupił jeszcze urządzeń, bo jest dopiero wrzesień. – Będziemy to robić dopiero pod koniec 2018 r. – wyjaśnia.

Dlaczego wtedy? Chodzi o to, że co roku zmienia się rozporządzenie dotyczące zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W związku z tym Lublin nie chce podejmować działań przed ogłoszeniem zmian.

Bydgoszcz już poinformowała swoje 11 jednostek o obowiązku wymiany kas najpóźniej do 31 grudnia br.

– Z posiadanych przez nas informacji wynika jednak, że część jednostek samorządu terytorialnego mogła zapomnieć o takim obowiązku – przyznaje Paweł Buda.

Poniosą pełne koszty?

Agnieszka Bieńkowska zwraca natomiast uwagę, że większość gmin nie skorzysta z ulgi (maksymalnie 700 zł) na zakup nowej kasy.

– Ustawa centralizacyjna pozwalała na to jedynie w sytuacji, gdy urządzenia zostały kupione do 30 czerwca 2017 r., a sama ustawa o VAT zezwala na preferencję jedynie podatnikom rozpoczynającym ewidencjonowanie obrotu w ten sposób. Dotyczy też jedynie kas zgłoszonych na początku działalności, nie obejmie więc urządzeń dodatkowych lub wymienianych – tłumaczy ekspertka.

Potwierdziła to niedawna interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 sierpnia 2018 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.371.2018.1.MD), w której wyjaśnił on, że jeśli część samorządowych jednostek budżetowych używała już w przeszłości kas fiskalnych, to gminę należy uznać za „podmiot kontynuujący działalność”, któremu nie przysługuje ulga. Dyrektor KIS odwołał się też do potwierdzającego jego stanowisko wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 września 2017 r. (sygn. akt I FSK 2312/15).

Paweł Buda zwraca jednak uwagę, że zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT (tym, który jest po I czytaniu w Sejmie) gminy mogłyby skorzystać z ulgi na zakup kasy online.

Kalendarium wymiany kas

Kalendarium wymiany kas

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Takie urządzenie musiałoby jednak ewidencjonować sprzedaż na stołówkach szkolnych (usługi związane z wyżywieniem), bursach szkolnych (usługi związane z krótkotrwałym zakwaterowaniem) czy w ośrodkach sportu i rekreacji (usługi wstępu do obiektów służących poprawie kondycji fizycznej).

Biorąc to wszystko pod uwagę, warto, aby resort finansów przemyślał obecną sytuację tak, aby JST nie musiały dwukrotnie w krótkim czasie wymieniać urządzeń najpierw z uwagi na centralizację, a potem na przepisy o kasach online – podsumowuje Paweł Buda.