Wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z odbywaniem podróży służbowych przez jego pracowników mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać o spełnieniu podstawowego warunku, jakim jest związek odbywanej podróży z przychodami uzyskiwanymi przez podatnika.

Związek z przychodem

Zgodnie bowiem z ogólną zasadą zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Wydatki związane z podróżami służbowymi będą zatem mogły zostać zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu jedynie pod warunkiem wykazania ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wykazania, że ich poniesienie może mieć lub ma bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.

Diety powyżej limitu

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca wypłaci swoim pracownikom diety w kwotach wyższych niż limity określone w rozporządzeniu. Przypomnijmy, że w przypadku podróży krajowych chodzi o rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Jeśli zatem pracodawca wypłaci diety w kwotach wyższych niż określone w rozporządzeniu, kwota przekraczająca określone rozporządzeniem wartości będzie stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Mimo przekroczenia limitu, wartość diet w całości będzie mogła zostać natomiast zaliczona do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Tym samym nawet w przypadku gdy wartość wypłaconych diet i innych należności otrzymanych z tytułu odbytej przez pracownika podróży nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych to będzie istnieć możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.

Trzeba jednak dodać, że nie w każdym przypadku wartość diet stanowiącą nadwyżkę ponad ustalony limit można zaliczyć do kosztów. Ograniczenie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą (ale nie ich pracowników). Osobom prowadzącym działalność przysługuje bowiem prawo do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich podróżami służbowymi jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu.

JAK TO ZROBIĆ...

Zaliczenie wypłaconych diet do kosztów podatkowych

PROBLEM: Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu krajowego i międzynarodowego w spółce cywilnej. Zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Specyfiką działalności są ciągłe podróże służbowe zatrudnionych kierowców poza teren, na którym znajduje się siedziba firmy.

ROZWIĄZANIE: Wartości diet z tytułu podróży służbowych i ryczałtu za nocleg pracowników wykonujących usługi transportowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać o spełnieniu warunku, zgodnie z którym kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Podstawa prawna

Art. 10 ust.1 pkt 1, art. 22 ust.1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).