Zwolnienie pracownika to najprostszy, ale i najbardziej drastyczny sposób pozyskiwania oszczędności w firmie. W branżach, w których pozyskanie dobrego pracownika jest trudne, zwolnienie w ogóle nie wchodzi w grę, ponieważ może się to odbić na jakości usług, a także pozycji firmy na rynku. Co więcej, są przecież zawody, w których ciągłe doskonalenie jest niezbędnym elementem zapewnienia wysokiego poziomu usług. Pracodawcy powinni więc wiedzieć, jakie preferencje podatkowe przysługują im w związku ze szkoleniami.

Jak zmniejszyć koszt

Szkolenia, kursy, studia podyplomowe to podstawowe formy rozwoju pracowników. Nieodpłatne przekazanie lub wysłanie pracownika na szkolenia rodzi jednak skutki w podatkach dochodowych i VAT.

Pierwszą preferencją podatkową związaną z rozwojem pracowników jest możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych pracodawcy wydatków na szkolenia czy studia podyplomowe. Chodzi jednak o szkolenia, które mogą przynieść pracodawcy przychód. Powiązanie wydatku z przychodem jest bowiem podstawowym warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. A zatem kosztem będą wydatki na takie kursy i szkolenia, które pracownik wykorzysta w pracy. Nie ma też wątpliwości, że wydatki na szkolenia obowiązkowe, np. bhp, pracodawca zalicza do kosztów.

Zwolnienie z PIT

Opłacenie szkolenia przez pracodawcę jest również korzystne dla pracowników. Szkolenie otrzymane od szefa jest bowiem zwolnione z opodatkowania PIT. Do niedawna istniał spór dotyczący tego, czy szkolenia otrzymane od pracodawcy powodują przychód u pracownika. Co więcej, resort finansów uzależniał zwolnienie z podatku od posiadania akredytacji przez organizatora szkolenia.

Obecnie resort i organy podatkowe nie wymagają, aby szkolenie otrzymane od szefa było przeprowadzone w placówce posiadającej akredytację. Zatem pracownicy, którzy otrzymują od pracodawcy szkolenia, nie muszą od nich płacić podatku dochodowego na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Skutki w VAT

Pracodawcy mogą też rozważyć, czy nie zorganizować szkolenia dla pracowników w firmie. Organizacja takich nieodpłatnych szkoleń nie podlega bowiem podatkowi od towarów i usług, o ile spełnione są określone warunki.

Zgodnie przepisami ustawy o VAT (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) opodatkowane tym podatkiem jest odpłatne świadczenie usług lub dostawa towarów. Jednak zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o VAT nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników i innych osób wymienionych w przepisie, jeżeli nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa i podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy ich nabyciu, podlega opodatkowaniu VAT. A zatem jeśli usługa jest świadczona na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, to nie podlega opodatkowaniu VAT, przy założeniu, że pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy jej nabyciu.

Odnosząc te regulacje do nieodpłatnych szkoleń dla pracowników, należy uznać, że jeśli szkolenie dotyczy zagadnień związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem (firmą), a pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia VAT, to nie zapłaci on VAT. Dla pracodawcy jest to więc korzystne rozwiązanie, które może zmniejszyć koszty. Co więcej, przekazując pracownikom inne usługi lub towary, po spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT również nie zapłaci podatku.