Telepracownik musi rozliczyć refundację na poniesione wydatki

Izba Skarbowa w Warszawie wyjaśniła, w jaki sposób telepracownik powinien rozliczać się ze swoim pracodawcą w związku z wykorzystywaniem urządzeń biurowych będących własnością lub współwłasnością pracownika.

W analizowanym przypadku podatniczka będzie zatrudniona w formie telepracy. W ramach wykonywanej pracy korzysta z: części lokalu mieszkalnego (stanowiącego współwłasność z mężem), jak i prądu i oświetlenia; telefonu stacjonarnego i internetu (zarejestrowanych na telepracownika i jego męża); telefonu komórkowego, komputera i drukarki (zarejestrowanych na telepracownika). Podatniczka zamierza rozliczać się z pracodawcą za ponoszone koszty w ramach wykonywania telepracy oraz związane z nią wydatki.

Zdaniem warszawskiej izby refundacja kosztów telepracownikowi związana z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego, telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie billingów), komputera, drukarki będących własnością telepracownika oraz zwrot kosztów związanych z zakupem komputera, drukarki, materiałów biurowych, takich jak papier, tusz, jak również refundacja częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność stanowi przychód w rozumieniu ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Jednocześnie, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zatem po spełnieniu wskazanych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od PIT.

Aby przedmiotowe zwolnienie miało zastosowanie, wysokość ekwiwalentu musi odzwierciedlać wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Tym celom służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (billingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika.

Sposób ustalenia i wysokości ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych urządzeń telepracownika powinny być określone w zawartym porozumieniu, regulaminie lub umowie.

Uzyskanie od pracodawcy refundacji kosztów nabycia sprzętu komputerowego i drukarki oraz częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie będzie u telepracownika przychodem ze stosunku pracy, podlegającym opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r. (nr IPPB2/415-1553/08-2/MK)

Ważne!

Pracodawca i telepracownik mogą w odrębnej umowie określić w szczególności zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika.