Obecnie wszyscy przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT – w tym prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz niektórzy rolnicy – muszą prowadzić ewidencję VAT w sposób elektroniczny. Za styczeń należy ją wysłać najpóźniej do 26 lutego 2018 r. jako jednolity plik kontrolny, czyli JPK_VAT. Przesyła się go wyłącznie w wersji elektronicznej, w określonym układzie i formacie, ułatwiającym przetwarzanie danych.

Dane wykazane w JPK_VAT powinny dokładnie odzwierciedlać ewidencję VAT oraz zgadzać się z danymi ujętymi w deklaracji VAT.

Pierwszy JPK_VAT za styczeń 2018 r. składa się do 26 lutego 2018 r. (bo 25 lutego to niedziela). Podobnie będzie w marcu; JPK_VAT za luty trzeba będzie przesłać do 26 marca.

Przesyłanie JPK_VAT nie zwalnia z obowiązku składania miesięcznych lub kwartalnych deklaracji VAT.

więcej
Wideo

Jednolity plik kontrolny: Jak wykorzystać doświadczenie innych firm?

Jak to zrobić

Jest kilka możliwości przygotowania i wysłania pliku JPK_VAT:

● za pomocą bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma,

● przy użyciu bezpłatnego narzędzia Klient JPK 2.0 do generowania i wysyłania JPK_VAT,

● generując JPK_VAT za pomocą uaktualnianego programu księgowego lub jednej z komercyjnych aplikacji online,

● używając e-bramki JPK_VAT, która umożliwia przesyłanie pliku z różnych systemów operacyjnych, w tym również z komputerów Mac firmy Apple.

E-mikrofirma

Dla przedsiębiorców niekorzystających ze wsparcia księgowych lub biur rachunkowych Ministerstwo Finansów uruchomiło od 1 lutego 2018 r. aplikację e-mikrofima. Nie jest ona programem finansowo-księgowym. To proste, bezpłatne narzędzie, które ma ułatwić najmniejszym przedsiębiorcom wywiązywanie się z nowego obowiązku, w szczególności gdy nie korzystają z fachowej pomocy księgowej.

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

E-mikrofirma umożliwia m.in.: wystawianie faktur krajowych, zapisywanie faktur zakupu, automatyczne utworzenie ewidencji VAT na podstawie wprowadzonych dokumentów, dodanie sprzedaży paragonowej. Dzięki niej można automatycznie wygenerować JPK_VAT (na bazie ewidencji VAT) i wysłać go do Ministerstwa Finansów, pobierając przy tym urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Do uruchomienia e-mikrofirmy potrzebny jest komputer wyposażony w system Windows 7 lub nowszy w wersji 32-bitowej, lub 64-bitowej z zainstalowanym środowiskiem Java w wersji 1.8.0_151 lub wyższej.

Klient JPK 2.0

Aplikacja Klient JPK 2.0 służy do konwertowania pliku w formacie CSV do pliku w formacie XML oraz do wysyłania plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów.

Programy komercyjne

Jeśli ktoś korzysta z komercyjnego programu księgowego (lub z komercyjnej aplikacji online), powinien sprawdzić, czy ma on funkcję wysyłki plików JPK_VAT lub czy można bezpośrednio pobrać z programu dane do aplikacji Klient JPK 2.0. Kto nie korzysta z aplikacji Klient JPK 2.0, powinien zapoznać się ze Specyfikacją interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego wersja 2.3.

Ministerstwo Finansów apeluje, aby przedsiębiorcy, którzy korzystają z obsługi biur rachunkowych lub księgowych, odpowiednio wcześnie przekazali im swoją dokumentację za styczeń. To ważne, ponieważ ułatwi bezbłędne przygotowanie i wysłanie JPK_VAT i pozwoli uniknąć korekt w plikach.

Kwartalni też co miesiąc

Nawet jeśli podatnik rozlicza się z VAT kwartalnie (składa kwartalną deklarację), to i tak JPK_VAT musi przesyłać co miesiąc. To oznacza, że wszystkie transakcje za poszczególne miesiące kwartału muszą być odpowiednio zaksięgowane i na tej podstawie musi zostać wygenerowany miesięczny JPK_VAT.

Jakie oprogramowanie

Plik JPK_VAT to typowy plik xml, który można wysłać z dowolnego systemu operacyjnego, używając e-bramki JPK_VAT.

Przygotowując bezpłatne aplikacje, resort finansów miał na uwadze, że ponad 90 proc. użytkowników komputerów w Polsce korzysta z systemów operacyjnych Windows oraz Linux. Stąd decyzja, że to systemy Windows i Linux będą wspierane w pierwszej kolejności. Przy dalszych pracach nad aplikacją zostanie rozważona możliwość wykorzystania także innych systemów, w tym w szczególności Mac OS.

Jak podpisać

Kluczowa rzecz to prawidłowe podpisanie wysyłanego pliku. Są trzy możliwości podpisania JPK_VAT:

1) wyjątkowo w 2018 r. za pomocą danych osobowych, takich jak: nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia, numer NIP albo PESEL i kwota przychodu osiągniętego dwa lata wcześniej niż data składania JPK (w 2018 r. podajemy przychód osiągnięty w 2016 r.). Podobnie można podpisywać roczne zeznania podatkowe PIT;

2) za pomocą profilu zaufanego (eGO), który można w bardzo prosty sposób założyć w każdym urzędzie lub przez internet. Są dwie możliwości założenia go przez internet: za pośrednictwem bankowości elektronicznej lub potwierdzając go w punkcie potwierdzającym. Wszystkie informacje na ten temat można znaleźć na stronie www.pz.gov.pl.;

3) za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po wysłaniu JPK_VAT do Ministerstwa Finansów należy pamiętać o pobraniu urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). 

Gdzie szukać informacji

W każdym urzędzie skarbowym w Polsce są już wyznaczeni eksperci, którzy odpowiadają na wszystkie pytania dotyczące JPK_VAT oraz pomagają przedsiębiorcom stworzyć i wysłać plik za styczeń. Eksperci pełnią również dyżury:

● w soboty 17 i 24 lutego w godz. 9.00–13.00,

● w dni powszednie od 14 do 23 lutego w godzinach pracy.

Wysyłce JPK_VAT dedykowana jest też infolinia Krajowej Informacji Skarbowej, pod numerami tel.: 801 055 055, 22 330 03 30.

Wszelkie pytania techniczne można kierować pod adres: jpk.helpdesk@mf.gov.pl

Więcej informacji można znaleźć na stronie: jpk.mf.gov.pl.

Najczęściej popełniane błędy

Najczęściej popełnianymi błędami przy przesyłaniu JPK_VAT jest podawanie nieprawidłowych danych autoryzacyjnych. Przykładowo, pojawiają się literówki w imieniu bądź nazwisku, błędny numer NIP albo PESEL czy nieprecyzyjna kwota przychodu (należy podać ją co do grosza). Wysyłając JPK_VAT przez e-bramkę, wpisujemy kwotę przychodu osiągniętego w 2016 r.