Pracodawca może się zgodzić, aby pracownik wykorzystywał swój własny samochód w celach służbowych do jazd lokalnych i zamiejscowych. Pracodawca w takim przypadku wypłaca pracownikowi ryczałt pieniężny lub określa zwrot poniesionych wydatków obliczony w wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Takie wydatki będą dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.

Zwrot wydatków

Ryczałt pieniężny za jazdy lokalne wypłacany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej, która powinna być zawarta pomiędzy pracownikiem a pracodawcą i ustalać szczegóły co do treści porozumienia. Inna forma obowiązuje wtedy, gdy koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca i odbywa się to według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.

W takim przypadku przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

PRZYKŁAD: EWIDENCJA PRZEBIEGU

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Jest to podstawowy warunek zaliczenia w koszty pracodawcy wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu osobowego pracownika.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Maksymalna liczba kilometrów w jazdach lokalnych, ustalana dla pracownika przez pracodawcę, rozliczana co miesiąc, jest zależna od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, i wynosi:

• 300 kilometrów - do 100 tys. mieszkańców,

• 500 kilometrów - od 100 - 500 tys. mieszkańców,

• 700 kilometrów - powyżej 500 tys. mieszkańców.

Ponadto limit dla pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych może być podwyższany dla niektórych pracodawców, np. w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

PRZYKŁAD: LIMIT PRZEJAZDÓW LOKALNYCH

Pracodawca przyznał pracownikowi limit miesięczny przejazdów lokalnych w kilometrach w wysokości 300 km (miasto do 100 tys. mieszkańców). Limit został ustalony w zależności od liczby mieszkańców w mieście. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przychód pracownika

Niestety, zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy w postaci ryczałtu czy przy rozliczeniu przebiegu pojazdu będzie podlegał opodatkowaniu jako przychód uzyskiwany ze stosunku pracy.

Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt samochodowy lub kwotę obliczoną w wysokości stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu w jazdach lokalnych, nie jest zwolniony z opodatkowania i jest w tym zakresie objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Poboru zaliczek w ciągu roku od wypłaconych kwot dokonuje za pracownika pracodawca występujący w roli płatnika podatku dochodowego.

Tylko niektórzy pracownicy korzystają ze zwolnienia z podatku zwróconych kwot w jazdach lokalnych. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) zwolniony z podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Dotyczy to m. in. listonoszy, pracowników służby leśnej.

Zwolnienie to przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.