Osoby osiągające przychody z najmu nie muszą prowadzić ewidencji przychodów i kosztów. Aby właściwie rozliczyć się z podatku dochodowego, powinny mieć dokumenty określające wysokość przychodów.
Przy opodatkowaniu najmu w formie ryczałtu nie trzeba prowadzić ewidencji tylko wtedy, gdy wysokość przychodów wynika z umowy zawartej w formie pisemnej. Jeśli ten warunek nie jest dopełniony, ewidencja jest wymagana.

Ewidencja przy ryczałcie

Gdy urząd skarbowy stwierdzi jej brak, może wymierzyć podatek w wysokości pięciokrotności stawek stosowanych normalnie (42,5 proc. zamiast 8,5 proc. lub 75 proc. zamiast 20 proc.).
Ewidencja jest niezbędna, jeśli mamy prawo i chcemy dokonywać w trakcie roku (a nie dopiero w ramach zeznania PIT-28) odliczeń od przychodu lub ryczałtu.
Ponieważ wpisów do ewidencji dokonujemy dopiero w momencie otrzymania przychodów z tytułu umowy, a przecież często zdarza się, że najemcy nie regulują należności w terminie, ewidencja może być dowodem potwierdzającym okoliczność, iż podatnik za dany okres nie zapłacił ryczałtu, ponieważ nie uzyskał przychodu.
Prowadzenie ewidencji nie jest skomplikowane. Zapisy w ewidencji są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, jednak nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Na podstawie dowodów

W przypadku osiągania przychodów z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających faktyczne uzyskanie tych przychodów.
Wspólną ewidencję prowadzą: podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, a także małżonkowie, między którymi istnieje wspólność majątkowa, osiągający przychody z najmu, o ile nie złożyli oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodu przez jednego z nich.



Bez księgi przychodów

Podatnik rozliczający się z najmu na zasadach ogólnych nie musi prowadzić księgi przychodów ani żadnych ewidencji (chyba że rozlicza amortyzację - wówczas konieczne jest zaprowadzenie ewidencji środków trwałych).
Dochodem z najmu stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki jest różnica między przychodem a kosztami jego uzyskania. W przeciwieństwie do przychodu ewidencjonowanego, który stanowi podstawę ryczałtu z najmu, przychód z najmu rozliczanego na zasadach ogólnych - jak każdy inny przychód opodatkowany na zasadach ogólnych (a więc taki, gdzie podatek wylicza się w zależności od wysokości przychodu według stawki podatku ze skali podatkowej) - daje podatnikowi prawo do pomniejszenia o koszt uzyskania przychodu.
By wydatki kwalifikować w koszty, trzeba wykazać ich związek z przychodami. Upoważnia do tego nie tylko chęć osiągnięcia przychodu, lecz także zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto dany wydatek nie może być wyszczególniony na negatywnej liście w art. 23 ustawy o PIT, jako nieuznawany przez fiskusa za koszt uzyskania przychodów.

VAT i obowiązki ewidencyjne

Najem, i to zarówno opodatkowany w formie ryczałtu, jak i na zasadach ogólnych, jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Co prawda, najem na cele mieszkalne z tego podatku jest zwolniony. Najem na cele niemieszkalne jest objęty podstawową 22-proc. stawką podatku od towarów i usług.
Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione z VAT, a więc np. wynajmujący lokal wyłącznie na cele mieszkalne, nie muszą prowadzić żadnej ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług. Nie muszą też wystawiać faktur VAT (jeśli najemca tego sobie życzy, wystawiają zwykłe rachunki).
Czynni podatnicy VAT (po utracie lub rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego) są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Podatnicy zwolnieni od tego podatku podmiotowo (w związku z obrotami niższymi niż 10 tys. euro), np. wynajmujący lokal i na cele mieszkalne, i niemieszkalne, są obowiązani prowadzić co najmniej ewidencję sprzedaży VAT (w której dokumentują wystawiane przez siebie faktury oraz wszelką inną sprzedaż).
Ważne!
Aby wydatki kwalifikować w koszty, trzeba wykazać ich związek z przychodami