Prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania w podatku dochodowym wymaga prawidłowego ustalenia przychodów, kosztów oraz odliczeń od dochodu. Koszty są najtrudniejszym z problemów. Wynika to bowiem z ogólnej definicji klauzuli uznania wydatków za koszty podatkowe oraz dużego katalogu wydatków wyłączonych z kosztów.

Szczególnie klauzula generalna daje szerokie możliwości interpretacji poszczególnych stanów faktycznych. Świadczy o tym m.in. ogromna liczba interpretacji wydanych przez organy podatkowe w zakresie kosztów oraz często spotykana ich zmiana, mimo braku zmian w przepisach.

Kosztami uzyskania przychodu przedsiębiorców są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien spełniać łącznie następujące warunki: pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, być właściwie udokumentowany.

Każdy przypadek ponoszonego wydatku należy oceniać indywidualnie pod kątem zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Przy tym obowiązek jednoznaczne¬go wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem tego źródła przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku.

Z definicji kosztu uzyskania przychodów wynika, że powinien być to koszt, którego celem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Oznacza to, że koszty, które zostały poniesione w innym celu, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Ustalenie w praktyce celowości wydatku wymaga bardzo indywidualnego podejścia. Określony wydatek może być bowiem kosztem przy danym rodzaju działalności gospodarczej, a przy innej działalności wydatek nie będzie już wykazywał związku z prowadzoną działalnością.

KOSZTY PODATKOWE W FIRMIE

Ocena związku wydatku z uzyskiwanym przychodem jest sprawą bardzo indywidualną. Organy podatkowe wielokrotnie kwestionowały zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów danego wydatku w oparciu o argument braku związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Oczywiście nie brakuje również przykładów interpretacji, w których organy dostrzegają związek wydatku z uzyskiwanym przychodem.

PRZYKŁAD

Zakup łyżworolek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 25 stycznia 2017 r., nr 1061-IPTPB4.4511.258.2016:

Jak wynika z opisu stanu faktycznego Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie związanym z oprogramowaniem. Wnioskodawca ma zamiar kupić łyżworolki, które będzie wykorzystywał jako środek transportu na dojazdy na spotkania z klientami oraz do urzędów w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Łyżworolki będą pozwalać na szybsze załatwianie spraw w centrum miasta. Ich wykorzystanie wpłynie na obniżenie kosztów parkowania i zmniejszenie zużycia paliwa w samochodzie służbowym. Ze względu na niewielki rozmiar, łyżworolki można zabrać do samochodu i wykorzystać jako środek transportu po zostawieniu samochodu na parkingach i w centrach przesiadkowych poza centrami miast. Mając na uwadze powołane wyżej przepisy prawa oraz przedstawiony opis zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę na zakup łyżworolek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę pozarolniczej działalności gospodarczej pod warunkiem wykorzystywania przedmiotowych łyżworolek wyłącznie na potrzeby i w ramach prowadzonej działalności. Podkreślenia wymaga, że wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem spoczywa na Wnioskodawcy. To on bowiem osiągać będzie korzyści polegające na możliwości zaliczenia wydatku związanego z zakupem łyżworolek do kosztów uzyskania przychodów.

Warto prześledzić różne przykłady tego typu. W publikacji "Koszty podatkowe w firmie" omówiono skomplikowany temat w sposób dokładny i przystępny. Przedstawiono przydatne przykłady, wzory księgowań oraz aktualne interpretacje i orzeczenia. Ten zbiór pomoże w prawidłowym oraz korzystnym rozliczeniu podatkowym. Nie zabrakło również nowości, które weszły w życie od 1 stycznia 2017 r., a dotyczą wyłączenia z kosztów wydatków zapłaconych gotówką.

Zaprezentowano rozwiązania najbardziej zawiłych i aktualnych problemów dotyczących kosztów. A są nimi: rozliczenie samochodów użytkowanych w działalności; koszty otrzymanych kredytów i pożyczek, różnego rodzaju świadczenia pracownicze, koszty operacji finansowych, odszkodowania i kary umowne, koszty reprezentacji i reklamy, VAT naliczony i należny, korekta kosztów – a to tylko niektóre z omawianych zagadnień. Całość, autorstwa Grzegorza Ziółkowskiego, oparta jest na praktycznym, wieloletnim doświadczeniu doradcy podatkowego. Publikacja przydatna księgowym, pracownikom biur rachunkowych, przedsiębiorcom oraz urzędnikom skarbówki.