Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w 2017 r. zamierza wprowadzić Centralny Rejestr Faktur (CRF). Na chwilę obecną nie są znane szczegóły co do tego, jak to rozwiązanie ma wyglądać w Polsce. Pojawiają się głosy, że być może wprowadzenie tego systemu zostanie odsunięte w czasie. Warto jednak już teraz przybliżyć, jak taki system może wyglądać i o czym należy pamiętać przy jego wprowadzaniu.

Era inteligentnych rozwiązań

W założeniu CRF ma być teleinformatycznym repozytorium danych, do którego w czasie rzeczywistym mają trafiać wszystkie wystawione faktury. Innymi słowy, ma to być kolejna obok Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) baza danych służąca gromadzeniu informacji o transakcjach dokonywanych między podatnikami, która dzięki zastosowaniu algorytmów przetwarzania danych, umożliwi sprawne prowadzenie czynności sprawdzających. Analiza tak zebranych informacji w założeniu ma przełożyć się na szybsze wykrywanie przez administrację skarbową przestępstw związanych z wyłudzeniami VAT.

Podmiotem odpowiedzialnym za utworzenie CRF mają być Aplikacje Krytyczne – spółka celowa powołana przez Skarb Państwa do celów informatyzacji służb skarbowych.

Diabeł tkwi w szczegółach

Obecnie chyba największą i podstawową niewiadomą związaną z CRF, jest forma, w jakiej ten rejestr miałby funkcjonować w Polsce. Możliwych technicznych rozwiązań budowy takiej platformy jest wiele i aktualnie nie wiadomo, na które zdecyduje się Ministerstwo Finansów. Przykładowo, można wyróżnić dwie alternatywne koncepcje:

- wariant podstawowy, w którym podatnicy w sposób manualny dostarczaliby dane z faktur na platformę CRF (w tym wypadku przekazywanie danych musiałoby zostać obwarowane dodatkowymi środkami zabezpieczającymi);

- wariant zaawansowany, w którym dane z elektronicznych faktur byłyby zintegrowane z danymi w JPK, co wiązałoby się z nadaniem unikatowego numeru fiskalnego dla każdej z faktur (rozwiązanie to zapewniałoby wysoki poziom bezpieczeństwa oraz uniemożliwiałoby zarejestrowanie drugi raz tej samej faktury).

Być może w tej kwestii warto byłoby skorzystać z doświadczeń krajów, w których centralna baza faktur już funkcjonuje. Dotyczy to zwłaszcza rozwiązań takich jak upowszechnienie faktur mających postać zdefiniowanego pliku strukturalnego (tj. takiego, gdzie dane mogą być automatycznie sczytywane przez system) oraz nadawanie każdej elektronicznej fakturze unikatowego numeru fiskalnego.

Nie jesteśmy pierwsi

CRF w niektórych krajach członkowskich Unii Europejskiej funkcjonuje już od kilku lat. Co ciekawe, Komisja Europejska już w 2010 r. zarekomendowała centralną bazę faktur w „Zielonej Księdze VAT” jako rozwiązanie, które powinno zostać przyjęte w całej Wspólnocie.

Pierwszym krajem, który wprowadził centralną bazę faktur, była Portugalia, gdzie funkcjonuje ona od 2013 r. Rozwiązanie przyjęte w Portugalii przewiduje wysyłanie w czasie rzeczywistym na serwery administracji podatkowej elektronicznych kopii faktur przez określoną kategorię podatników. Metoda ta pozwala identyfikować na bieżąco nieprawidłowości, w tym monitorować tzw. znikającego płatnika. Fakturowanie odbywa się jedynie za pomocą certyfikowanego oprogramowania, gdzie każda faktura jest opatrzona specjalnym kodem. Portugalski fiskus, już po pierwszym roku od wprowadzenia elektronicznego rejestru faktur ogłosił duży sukces związany ze zwiększoną ściągalnością podatku VAT. W 2015 r. podobne rozwiązania dotyczące obowiązkowej rejestracji faktur online wprowadzono u naszych południowych sąsiadów – w Czechach i na Słowacji.

Z kolei od 1 lipca bieżącego roku w Hiszpanii zostanie wprowadzona centralna baza faktur, w której firmy wystawiające i otrzymujące faktury będą miały obowiązek zarejestrowania ich na portalu organów podatkowych wraz z opisem transakcji i wskazaniem okresu płatności. W przypadku faktur zakupowych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wskazania wysokości podatku VAT podlegającego odliczeniu. Początkowo podatnicy będą mieli 8 dni roboczych na wprowadzenie faktury do systemu, a od stycznia 2018 r. okres ten ulegnie skróceniu do 4 dni.

Bezpieczeństwo danych

Zgodnie z przepisami ustawy powołującej do życia spółkę Aplikacje Krytyczne, może ona uzyskiwać dane z systemów teleinformatycznych Ministra Finansów oraz organów wchodzących w skład Krajowej Administracji Publicznej. Co ważne, przepisy dopuszczają teletransmisję danych do spółki, bez konieczności składania każdorazowo wniosków o ich udostępnienie. Ponadto, spółka jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której te dane dotyczą.

Do ochrony danych uzyskanych przez spółkę celową, stanowiących tajemnice prawnie chronione, będą miały zastosowanie przepisy regulujące zasady ochrony tych tajemnic. Jednakże nie ulega wątpliwości, iż przy tak szerokich uprawnieniach w dostępie do danych, należy zapewnić jak najwyższy poziom ich ochrony. Pomocne w tym zakresie mogłoby być uregulowanie w sposób szczegółowy zasad dostępu do informacji przez pracowników spółki (np. wymóg stosownych oświadczeń, zapisy działań w rejestrze systemowym). Warto zastanowić się również nad nadaniem im statusu funkcjonariusza publicznego, co w efekcie w bezpośredni sposób wzmocniłoby jednocześnie ochronę danych oraz nałożyło na pracowników dodatkową odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości.

Elektroniczne faktury przy zamówieniach publicznych

Postępujący trend w zakresie cyfryzacji faktur nie ominie także administracji publicznej. Obecnie w Ministerstwie Rozwoju, równolegle oraz niezależnie od budowy CRF trwają prace nad budową platformy mającej na celu wprowadzenie obowiązku stosowania faktur elektronicznych przy zamówieniach publicznych. Nowe rozwiązanie - zgodnie z treścią dyrektywy 2014/55/UE - powinno w sferze finansów publicznych zostać wdrożone do 27 listopada 2018 r., a od 1 listopada 2020 r. obowiązek ten obejmie również przedsiębiorców. Resort zapowiada, że w założeniach wskazana platforma będzie powiązana z CRF oraz JPK. Jak widać Minister Finansów i Rozwoju pracuje nad stworzeniem kompleksowego systemu poboru i analizy danych o transakcjach dokonywanych przez podatników.

Przewidywane skutki

Przy wdrażaniu nowego rozwiązania, należy pamiętać o zachowaniu odpowiednich terminów na wprowadzenie zmian przez przedsiębiorców, przykładowo poprzez zastosowanie okresu przejściowego, w którym nadal możliwe będzie posługiwanie się również fakturami papierowymi. Warto również pamiętać, że ten nowy wymóg zapewne będzie wiązał się z koniecznością zastosowania przez przedsiębiorców odpowiednich rozwiązań informatycznych.

Ministerstwo Finansów również musi zawczasu przygotować się do uruchomienia CRF oraz odpowiednio przetestować wprowadzany system. Najistotniejsze kwestie to odpowiednia infrastruktura technologiczna umożliwiająca odbiór i przechowywanie ogromnych ilości danych oraz - co równie istotne – odpowiednie narzędzia do zaawansowanej analityki zebranych informacji.

Istnieje spore prawdopodobieństwo, że CRF pomoże zmniejszyć lukę VAT poprzez poprawę skuteczności wykrywania oszustw podatkowych. Opracowując ten rejestr, warto wybrać rozwiązania sprawdzone i korzystać z doświadczenia innych państw, w których centralna baza faktur już z powodzeniem funkcjonuje.

Tomasz Stankiewicz, Starszy Menedżer Tax Management Consulting Deloitte Doradztwo Podatkowe

Przemysław Pasikowski, Konsultant, Tax Management Consulting Deloitte Doradztwo Podatkowe