27 lutego minął termin przekazania do urzędów skarbowych informacji rozliczeniowych VAT w formie składanych comiesięcznie raportów JPK_VAT (JPK – jednolity plik kontrolny) przez małe i średnie przedsiębiorstwa. To kolejna grupa podatników objęta tym obowiązkiem.

Zgodnie z definicją zawartą w przepisach ustawy o swobodzie działalności gospodarczej są to firmy, które w ostatnich dwóch latach zatrudniały średniorocznie powyżej 10 pracowników lub osiągnęły obroty przekraczające 2 mln euro lub ich suma bilansowa przekroczyła 2 mln euro. Obowiązek wysyłania plików JPK dalej nie obejmuje mikroprzedsiębiorców, w tym firm jednoosobowych (tzw. samozatrudnionych). W ich przypadku obowiązek taki powstanie dopiero 1 stycznia 2018 r.

Fiskus ma pełną informację

W takiej postaci, czyli w formie struktury jednolitego pliku kontrolnego, do urzędów skarbowych trafia pełna informacja dotycząca zaewidencjonowanej sprzedaży oraz ewidencja zakupów VAT.

Równocześnie podatnicy VAT czynni są zobowiązani do prowadzenia ewidencji, na podstawie której ma wynikać prawidłowa kwota zobowiązania podatkowego w VAT (zob. art. 109 ust. 3 ustawy o VAT). To zresztą tych podatników, którzy prowadzą ewidencję VAT, dotyczy obowiązek składania comiesięcznie informacji JPK (zob. art. 82 par. 1b ordynacji podatkowej). Wraz z obowiązkiem sporządzania JPK pojawiła się u podatników wątpliwość, że skoro JPK i ewidencja VAT zawierają te same dane, to czy w takim razie trzeba prowadzić odrębną ewidencję dla potrzeb podatku od towarów i usług.

Wątpliwość wydaje się być uzasadniona. Jeśli bowiem porównamy teraz zakres informacji, które powinny znaleźć się w ewidencjach VAT, z tym, co przekazywane jest w formacie JPK, to okazuje się, że dane przekazywane w ramach JPK_VAT zawierają dane, które powinny być ujęte w rejestrach VAT. Powstaje zatem uzasadnione pytanie: czy w przypadku, gdy system finansowo-księgowy jest w stanie na podstawie gromadzonych w nim danych wytworzyć poprawny raport w formie JPK, w ogóle konieczne jest jeszcze prowadzenie odrębnych ewidencji VAT w tradycyjnej formie?

Obowiązki wynikające z prawa

Z obowiązujących przepisów zdaje się wynikać, że w opisanym przypadku można przyjąć, iż nie ma takiej konieczności. Przede wszystkim przepisy o VAT zobowiązywały do końca 2016 roku podatników do prowadzenia ewidencji zawierającej dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej (zob. art. 109 ust. 3 ustawy o VAT – wynika z niego obowiązek prowadzenia ewidencji). Od 2017 r. pojawiły się – jako obowiązkowe elementy ewidencji VAT – dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, takie jak numer NIP kontrahenta polskiego lub unijnego. Zgodnie z nowymi przepisami ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej. Co więcej, od 1 stycznia 2018 r. (zob. art. 109 ust. 8a ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od przyszłego roku) podatnicy będą mieli obowiązek prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Nowe wymogi dla ewidencji VAT to skutek wprowadzenia obowiązku przekazywania organom podatkowym danych w formie JPK. Polegały one na ujednoliceniu zakresu danych ujętych w ewidencji z tymi, które muszą być przekazywane w formie JPK_VAT. Równocześnie przepisy o VAT nie precyzują, w jakiej formie ma być prowadzona ewidencja VAT. Stanowią tylko bardzo ogólnie, że podatnik ma obowiązek jej prowadzenia i jakie dane powinna zawierać.

I właśnie dlatego, że przepisy nie precyzują, w jakiej formie ma być prowadzona ewidencja VAT, są podstawy do przyjęcia, że plik JPK_VAT, zapisany w czytelnym dla odbiorcy (np. kontrolera z urzędu skarbowego) formacie (np. plik Excela .xls), może stanowić ewidencję VAT. Jeśli taki plik będzie sporządzany i przechowywany przez podatnika, nie istnieje konieczność tworzenia odrębnej ewidencji VAT.

OPINIA EKSPERTA

Zasadą działania współczesnych systemów finansowo-księgowych jest, iż aby wygenerować z nich jakikolwiek raport w postaci ewidencji czy też innego zestawienia dokumentów, najpierw trzeba w nim zaewidencjonować te dokumenty. Właściwie na takim etapie manualna praca księgowego kończy się, ponieważ system sam wprowadzi wszelkie niezbędne ewidencje z wprowadzonych dokumentów, które to ewidencje księgowy może z niego wydrukować w ciągu kilku sekund. Nie istnieje więc problem konieczności prowadzenia dodatkowych ewidencji, których dane pokrywają się z innymi. Identycznie sprawa wygląda w przypadku JPK oraz ewidencji VAT. Po jednokrotnym wprowadzeniu faktury do systemu jest możliwość wygenerowania z niego zarówno JPK, jak i ewidencji VAT.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710).

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 201).