Biura wirtualne to rozwiązanie dla nowych lub już działających firm, które pozwala przedsiębiorcom na redukcję kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Takie biuro zapewnia rejestrację przedsiębiorstwa pod swoim adresem, którego wskazanie jest warunkiem uzyskania NIP. Zważywszy jednak na decyzje organów podatkowych i wyroki sądów administracyjnych, rozwiązanie to nie daje gwarancji otrzymania NIP.

Na ten krok w procedurze rejestracji spółki wskazuje art.5 ust.3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z zapisem, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi musi zawierać, poza nazwą firmy i jej formą organizacyjno-prawną, także adres siedziby i adresy miejsc prowadzenia działalności czy przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Na ten właśnie przepis powołał się Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi odmawiając nadania NIP spółce. Zaznaczono wówczas, że adres spółki powinien być konkretyzacją jej siedziby, a ta jest miejscem, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu firmy. Pojęcie "adres siedziby" spółki nie może pozostawać w oderwaniu od faktycznie wykonywanych pod tym adresem funkcji zarządczych. Zatem sam adres pocztowy, nie może być uznany za miejsce działalności gospodarczej podatnika.

Podobna sytuacja miała miejsce w Krakowie. Dyrektor Izby Skarbowej zaznaczył, że spółka może dowolnie wybrać miejsce swojej siedziby, ale musi ona być siedzibą faktyczną. Odmowa zarejestrowania nastąpiła ze względu na to, że wskazany lokal jest wyłącznie adresem do odbioru korespondencji, a zarząd spółki w tym miejscu nie funkcjonuje.

Kiedy organ skarbowy odmówi nadania NIP?

Zgodnie z art. 8 ustawy, naczelnik urzędu skarbowego nie wyrazi zgody na nadanie NIP w czterech przypadkach. Mowa o sytuacji, w której organy podatkowe nie będą miały możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia podmiotu lub gdy stwierdzą, że zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych w ustawie. Inną przesłanką by odmówić nadania NIP jest ujawnienie, że podmiot wnioskujący już taki numer posiada lub nie jest podatnikiem VAT. Naczelnik urzędu skarbowego unieważni z urzędu NIP nadany podmiotowi, w przypadku wielokrotnego nadania tego numeru lub przyznania go na podstawie fałszywych lub fikcyjnych danych. Może też to zrobić, gdy firma posługuje się niezgodnymi z prawdą danymi adresowymi swojej siedziby lub miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Biura wirtualne a nowela VAT

Nowe przepisy ustawy o podatku od towarów i usług obowiązują os 1 stycznia 2017 roku. Ustawodawcy stawiają przed podatnikami nowe wymogi, jakie należy spełnić by zostać wpisanym na listę vatowców i by nie zostać z niej wykreślonym.

Art. 96 ustawy o VAT rozszerzono o przypadki, w których naczelnik urzędu skarbowego odmówi rejestracji na liście podatników tej daniny nawet bez konieczności powiadamiania o tym wnioskodawcy. Stanie się tak, gdy podatnik poda w zgłoszeniu rejestracyjnym dane niezgodne z prawdą, gdy podmiot nie istnieje lub gdy mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem. Przesłanką do odmowy rejestracji bez konieczności informowania o tym podatnika jest też sytuacja, w podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego. Jak zaznaczają ustawodawcy, przewidziany brak rejestracji będzie oznaczał, że podmiot nie zostanie umieszczony w internetowej bazie podatników, co będzie stanowiło informację dla potencjalnych kontrahentów, że mogą mieć do czynienia z podmiotem nierzetelnym.

Kto może skorzystać ze zwolnienia z VAT w 2017 roku?>>

Jak zweryfikować czy podmiot istnieje i działa legalnie? Jak zaznaczają ustawodawcy, wskazówką dla urzędników mogą być orzeczenia sądów administracyjnych. W uzasadnieniu ustawy wskazano m.in. na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach. Chodziło wówczas o usunięcie spółki z rejestru podatników VAT, ponieważ pod adresem wskazanym jako jej siedziba nie przebywa żadna osoba bezpośrednio z nią związana. Zgodnie z orzeczeniem „w miejscu, w którym spółka powinna mieć swoją siedzibę nie znaleziono przejawów jej działalności.” Stwierdzenie zatem przez organ podatkowy przesłanek do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników- jak zapewniają ustawodawcy- ma opierać się na każdorazowym badaniu całokształtu okoliczności faktycznych danej sprawy.

Czy sam fakt posiadania biura wirtualnego może upoważniać organy podatkowe do czujniejszego sprawdzania przedsiębiorcy? - To słuszna przesłanka, pod warunkiem, że nie będzie jedyną, jeśli inne przesłanki odmowy nadania NIP czy wykreślenia z rejestru VAT też zostaną spełnione- mówi Dorota Pokrop, dyrektor w dziale podatkowym EY.

- Dotychczas przepisy nie dawały organom podatkowym wystarczających narzędzi kontroli. Po nowelizacji VAT, urzędnicy mają obowiązek sprawdzenia podatnika jeszcze przed nadaniem mu NIP. Zmiana ta jest o tyle niekorzystna, że wydłuża proces rejestracji. Może ona natomiast zapobiec rejestracji tzw. „słupów” i doprowadzić do zmniejszenia liczby przestępstw skarbowych- dodaje ekspertka.

Kogo można wykreślić z rejestru podatników VAT? Sprawdź>>

Celem walki z rejestracją „słupów” nowela o VAT wprowadza kolejne obostrzenia. W przypadku rejestracji podmiotu przez pełnomocnika, zostanie nałożona odpowiedzialność na takiego pełnomocnika za zaległości podatkowe nowo zarejestrowanego podatnika VAT. Ponadto od 1 stycznia obowiązuje instytucja tzw. kaucji gwarancyjnej, do której składania są zobowiązane niektóre podmioty rejestrujące się jako podatnicy VAT.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
Sygn. akt I FSK 1466/14, II FSK 3549/13, I SA/Kr 792/14