Dostępne obecnie systemy księgowości online nie pełnią już tylko funkcji standardowych programów do fakturowania. Pozwalają bowiem również na samodzielne generowanie raportów, wypełnianie deklaracji podatkowych oraz ich drukowanie. Są więc dużym ułatwieniem w przypadku, gdy przedsiębiorca decyduje się na prowadzenie księgowości na własną rękę. Internetowa księgowość nie jest jednak dla każdego. To idealne rozwiązanie dla małego przedsiębiorcy czy osoby samozatrudnionej, która dokonuje prostych, powtarzających się czynności.

E-księgowość sprawdzi się też w przypadku nowo powstających firm, które szukają oszczędności i samodzielnie prowadzą rachunkowość. Mogą używać np. darmowych programów dodawanych do pism branżowych. Ich minusem jest jednak to, że nie są uaktualniane.

Księgowość w wersji online to natomiast dostęp do najbardziej aktualnej wersji oprogramowania zgodnej z najnowszymi przepisami prawa i zasadami prowadzenia księgowości. Do tego za niewielkie pieniądze i w prosty sposób. Wystarczy dostęp do internetu i wybór jednej z oferowanych na rynku aplikacji. Oferują je zarówno tradycyjne biura rachunkowa, jak i instytucje finansowe, takie jak mBank.

Po założeniu konta w systemie rachunkowym online i zalogowaniu się w wybranym serwisie oraz akceptacji regulaminu przedsiębiorca otrzymuje dostęp do narzędzi administracyjnych, które pomogą w pełni kontrolować działania finansowo-księgowe. mKsięgowość Start produkt mBanku daje to za 0 zł. Poza tym mBank w swojej ofercie pakietu Komfort z osobistą księgową poszedł o krok dalej i oferuje poza elektroniczną księgą przychodów i rozchodów także doradztwo w zakresie księgowości i kadr, ewidencję osób zatrudnionych czy pomoc w analizie finansowej firmy.

Niektóre rozwiązania pozwalają też na samodzielne rozliczanie delegacji, planowanie urlopów czy czasu pracy. Co więcej, pracownicy otrzymują dostęp do swoich kont, informacji na temat wynagrodzeń, premii, urlopów czy szkoleń bhp. mBank na przykład w ramach swojej interentowej formy usługi – mKsięgowość Start – proponuje połączenie konta i księgowości. Dzięki temu przedsiębiorca ma na bieżąco wyliczoną kwotę podatku do zapłacenia, zyskuje dostęp do informacji na temat tego, którzy kontrahenci zapłacili faktury, a którzy zalegają z należnością. Nie musi też przepisywać danych z faktur do przelewów. To wszystko ułatwia przedsiębiorcy życie i pozwala zaoszczędzić czas, który może przeznaczyć na główną działalność.

Wybór dostawcy aplikacji jest niezwykle istotny i powinien być poprzedzony wnikliwą analizą oferty dostępnej na rynku. Należy na pewno sprawdzić, czy użytkownik będzie miał dostęp do doradcy, osobisty kontakt ze specjalistą może być potrzebny. Trzeba też dowiedzieć się, jaką politykę ochrony informacji stosuje dostawca aplikacji oraz czy przetwarzanie i archiwizowanie danych odbywa się w profesjonalnych serwerowniach. Istotna jest też czytelność i przejrzystość instrukcji dołączonych do obsługi aplikacji oraz sposób ich prezentacji. Dostęp do wszystkich tych udogodnień można mieć za stosunkowo niewielkie pieniądze. Ceny za korzystanie z aplikacji zaczynają się już od 0 zł miesięcznie.

Niskie koszty usług to niejedyna korzyść. Przedsiębiorca nie musi zatrudniać osoby zajmującej się rozliczeniami, oszczędza też na infrastrukturze. Nie musi inwestować w sprzęt oraz oprogramowanie instalowane na własnym serwerze. E-księgowość można prowadzić w tzw. chmurze obliczeniowej. Zaletą jest na pewno bieżąca kontrola nad finansami firmy, przez całą dobę, z dowolnego miejsca (korzystając z usług specjalisty, trzeba liczyć się z tym, że będzie dla nas dostępny tylko w godzinach swojej pracy). Aplikacje przypomną też o terminie płatności faktur, podatków i obowiązku składania comiesięcznych deklaracji. Część serwisów gotowe deklaracje wysyła nawet za przedsiębiorców do urzędu. Wreszcie księgowość internetowa daje poczucie bezpieczeństwa. Dane i historia prowadzenia księgowości nie znikną, bo są regularnie archiwizowane przez administratora serwisu.

Dan Sierakowski CEO Sirius PRO

Zdecydowałem się na mKsięgowość, ponieważ cenię sobie mobilność, wygodę obsługi oraz nowoczesne rozwiązania IT. Oferta firmy SuperKsięgowa w ramach usług mBanku zawierała wszystkie z tych cech. Przekonało mnie do niej również powiązanie z bankowością elektroniczną, które w połączeniu z księgowością online staje się filarem prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Nie bez znaczenia był proces aktywacji platformy mKsięgowość. Przebiegł szybko i bez problemów. Do tego usługa została uruchomiona w ciągu jednego dnia roboczego. Dziś z perspektywy czasu mogę powiedzieć, że wybór był celny. mKsięgowość oferuje mi przede wszystkim nieograniczony dostęp online do księgowości mojej firmy z każdego miejsca, również u moich klientów. Umożliwia to nie tylko szybki podgląd oraz wystawianie faktur, ale również, dzięki wbudowanym narzędziom, nadzór nad finansami i rozrachunkami przedsiębiorstwa. Poza tym platforma mKsięgowość znacznie ułatwiła moją pracę, a w połączeniu z obsługą księgową naszej firmy tworzy kompleksowy produkt. Nie stwierdziliśmy żadnych wad w trakcie korzystania z tej usługi. Biorąc pod uwagę koszty związane z wdrożeniem oraz utrzymaniem desktopowych aplikacji do obsługi rachunkowości w firmie, mogę powiedzieć, że platforma mKsięgowość przynosi nam wymierne oszczędności finansowe. Jeśli miałbym wskazać największą zaletę usługi, to z pewnością jest nią integracja z bankowością online. Jestem więc w pełni zadowolony z dokonanego wyboru i mogę polecić mKsięgowość innym przedsiębiorcom, a zwłaszcza tym korzystającym z kont w mBanku.

Na co pozwala e-księgowość

● W opcji podstawowej:

– generowanie comiesięcznych bilansów,

– wystawianie faktur i rachunków,

– wystawianie wezwań do zapłaty,

– wypełnianie formularzy do ZUS,

– wypełnianie deklaracji podatkowych dla urzędu skarbowego,

– bieżący podgląd kwoty podatku do zapłacenia.

● W opcji dodatkowej:

– możliwość kontrolowania zasobów magazynowych,

– automatyczne wyliczenie i zaplanowanie amortyzacji zakupu środka trwałego lub wyposażenia,

– CRM,

– rozliczenie kilometrówki,

– analizy,

– dzięki integracji z drukarkami fiskalnymi wystawianie paragonów z poziomu systemu; automatycznie wpływają one na zmiany stanów magazynowych posiadanych towarów,

– gotowe integracje z popularnymi systemami e-commerce,

– automatyczne księgowanie elektronicznych faktur wystawionych przez dostawców energii i firmy telekomunikacyjne,

– fakturowanie w obcej walucie,

– pobieranie danych do faktury z bazy GUS na podstawie NOP kontrahenta,

– wersje mobilne.

● Bezpieczeństwo

– Zależy od tego, w jaki sposób zostaną zabezpieczone nośniki, na których przedsiębiorca loguje się do usługi. Każde urządzenie, z którego wprowadza się dane do e-księgowości, musi być odpowiednio zabezpieczone aktualizowanym regularnie programem chroniącym przed trojanami, wirusami i atakami z cyberprzestrzeni.

– Ważne jest przeszkolenie pracowników z zasad bezpieczeństwa sieci, zwłaszcza jeśli następuje przeniesienie dokumentów na zewnętrzny serwer.

– Od dostawcy należy domagać się gwarancji poufności przechowywanych danych.

System obsługi księgowej na niezależnych od firmy serwerach powinien znajdować się w odpowiednio zabezpieczonych i strzeżonych centrach obliczeniowych.

– Kopia pracy powinna być robiona automatycznie przynajmniej raz na dobę.

Dlaczego e-księgowość zamiast tradycyjnej księgowej

– Jest tania – zapłacisz za korzystanie z aplikacji od zera do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. W przypadku firmy dostęp do aplikacji wynosi np. niecałe 50 zł. Jednen z dostawców chwali się kwotą 19 zł, ale jego produkt jest zarezerwowany tylko dla jednoosobowych firm. Patrząc na dostępne na rynku oferty, można stawierdzić, że gdy wybierasz księgowanie przez internet, nie powinieneś zapłacić więcej niż 100 zł.

– Jeśli masz konto w mBanku, z mKsiegowości Start korzystasz za 0 zł.

– Jest prosta w obsłudze – większość programów przeprowadzi cię automatycznie przez rozmaite zawiłości i podpowie, gdzie jaką wartość masz wpisać.

– Aplikacje pozwolą ci łatwo i szybko obliczyć zobowiązania podatkowe oraz składki ubezpieczenia ZUS.

– Posiadasz bieżącą kontrolę nad finansami swojej firmy – możesz zajrzeć do dokumentów i rozliczeń w każdej chwili, przez całą dobę, podczas gdy korzystając z usługi człowieka, musisz liczyć się z tym, że nie udzieli ci potrzebnych informacji po godzinach pracy. Wynajęta firma nie dostarczy ci codziennych raportów rozliczeniowych, informacje o podatkach prześle w dniu dla siebie dogodnym. To spory problem, jeśli musisz trzymać rękę na rozliczeniowym pulsie.

– Masz dostęp do danych z każdego miejsca na świecie, gdzie możesz połączyć się z internetem – jeśli więc np. jesteś jednoosobową firmą, a twoja praca wymaga częstych podróży, to e-księgowość uprości znacząco życie.

– Oszczędza czas – nie musisz odwiedzać regularnie biura rachunkowego, jeżdżąc np. na drugi koniec miasta z teczką pełną dokumentów.

– Masz poczucie bezpieczeństwa – dane i historia prowadzenia księgowości nie znikną, bo są regularnie archiwizowane przez administratorów serwisu.

– Nie musisz tracić czasu na śledzenie zmian w prawie i podatkach – formularze są na bieżąco aktualizowane.

– Większość aplikacji przypomni o terminie płatności faktury, podatków i o obowiązku składania comiesięcznych deklaracji. Część serwisów gotowe deklaracje wysyła nawet do urzędów.

– W wielu przypadkach możesz wybierać między rozmaitymi wersjami usługi i wybrać tę najdogodniejszą – na przykład mBank oferuje trzy odmiany mKsięgowości: Start, Komfort lub Premium.

Nie dla każdego

● W dużych firmach, w których w skali miesiąca trzeba zaksięgować i rozliczyć ogromną liczbę dokumentów, a zatem w których rozliczenia rachunkowe są skomplikowane, lepiej sprawdzi się specjalista, czyli zewnętrzne biuro rachunkowe czy księgowe. Dzięki niemu właściciel przedsiębiorstwa zyska czas, który będzie mógł spożytkować na rozwój podstawowej działalności.

● Trzeba pamiętać, że nawet jeśli program wyręcza, podpowiadając, gdzie i jaką informację wstawić, to księgowość internetowa wymaga chociażby podstawowej wiedzy o księgowości i pewnego doświadczenia. Jako przedsiębiorca sam odpowiadasz za ewentualne błędy, które mogą oznaczać konieczność płacenia kar.

● Program np. odgórnie nie wybierze formy opodatkowania. Nawet jeśli poprowadzi krok po kroku, to musisz podjąć decyzję, które np. dane faktury możesz zaliczyć do kosztów. Ty musisz też wiedzieć, kiedy np. wolno zastosować procedurę VAT marża.

● Ty podejmujesz decyzję, czy wykorzystywane w firmie samochody wprowadzić do majątku firmowego, czy użytkowanie rozliczyć za pomocą kilometrówki.

Takich dylematów pojawia się mnóstwo i w ich przypadku nie możesz liczyć na żaden program czy aplikację. W pakiecie Komfort mBank oferuje stałą opiekę doświadczonego księgowego, jak w biurze rachunkowym, który bywa prawdziwą skarbnicą wiedzy. Doskonale potrafi tak zarządzać kosztami, żeby podatki były jak najniższe, a wszelkie opłaty korzystne.

PARTNER